1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Starostwa Powiatowego w Hajnówce oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, powstającą w związku z działalnością Starostwa.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) jednostce organizacyjnej - należy rozumieć Starostwo Powiatowe w Hajnówce,

2) komórce organizacyjnej - należy rozumieć wydział, stanowisko samodzielne,

3) akta - należy przez to rozumieć wszelkiego rodzaju dokumenty , korespondencję, dokumentację finansowo - księgową, statystyczną i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym,

4) jednolity rzeczowy wykaz akt - należy przez to rozumieć „jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów powiatu”.

§ 2

 

1. Dokumentację powstającą w toku działalności jednostki dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i video, oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.

3. Dokumentacja niearchiwalna jest to inna dokumentacja niż określona w ust. 2, nie stanowiąca materiałów archiwalnych.

 

§ 3

 

Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:

1) Symbolem „A”’ oznacza się kategorię dokumentacji stanowiącą materiały archiwalne,

2) Symbolem „B” oznacza się kategorię dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że:

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentacją praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,

b) symbolem „BC” oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę,

c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

3) W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w pkt. 2 lit. A) uznając za materiały archiwalne.

 

 

1. Materiały archiwalne „A” przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat; po upływie tego okresu przekazuje się je do właściwego archiwum państwowego.

2. Dokumentację niearchiwalną „B” archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

 

Rozdział II

Przepisy szczegółowe

 

 

 

 

 

 

1. Lokal archiwum zakładowego mieści się w piwnicy.

2. Wyodrębnione jest miejsce do pracy biurowej pracownika archiwum.

3. Lokal archiwum zakładowego odpowiada następującym wymaganiom:

1) lokal jest suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi, wpływającymi na stan akt, jak i pracownika w nim zatrudnionego,

2) okna są zakratowane,

3) drzwi archiwum są masywne, obite blachą, zaopatrzone w dwa zamki,

4) instalacja elektryczna posiada przewody zabezpieczone, żarówki są w kloszach,

5) lokal zaopatrzony jest w sprzęt przeciwpożarowy,

6) archiwum posiada centralne ogrzewanie,

7) w archiwum nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych,

8) pomieszczenie wyposażone jest w termometr i higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 16 - 18 stopni C, natomiast wilgotność w granicach 50 - 65 %,

9) archiwum zaopatrzone jest w przesuwane regały metalowe, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno - biurowe.

 

 

 

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowywania do przekazania archiwum zakładowemu,

2) przyjmowania w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,

4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,

5) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

 

 

 

1. Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest inspektor zatrudniony w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym.

2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych.

3. Do obowiązków pracownika należy:

1) prowadzenie spraw wymienionych w § 7,

2) znajomość struktury organizacyjnej starostwa, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego,

3) składanie rocznego sprawozdania z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego.

 

 

 

1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczania akt z archiwum zakładowego.

2. archiwum zakładowe przyjmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:

1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym,

2) w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego sporządzonego w trzech (lub czterech dla akt kat. A) egzemplarzach przez komórkę zdającą, z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci otrzymuje każda komórka zdająca akta. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii „A” i kategorii ”B” (wzór załącznik numer 1). Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek. Jeden (czwarty) egzemplarz spisu akt kat. „A” przekazuje się do archiwum państwowego.

 

 

2. W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych bądź w kolejności spisów zdawczo - odbiorczych. Materiały archiwalne (kategorii „A”) układa się na osobnym regale.

§ 11

1) spisy zdawczo - odbiorcze akt przekazywane przez poszczególne komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek organizacyjnych,

2) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych (wzór załącznik numer 2),

3) karty udostępniania akt (wzór załącznik numer 3),

4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,

5) spisy zdawczo - odbiorcze materiałów przekazywanych do archiwum państwowego (wzór załącznik numer 6),

6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę (wzór załącznik numer 4 i 5).

VII. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum.

2. Udostępnianie do celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt.

§ 14

Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejscu wyjętych z regału akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.

1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik,

2) kierownik komórki organizacyjnej, w której zagubiono lub uszkodzono akta, przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności.

VIII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowegp

§ 18

 

1. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej i oznaczonej symbolem „BE”.

2. Po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym przekazuje własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

IX. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.

§ 19

 

1. Akta przekazywane do archiwum do zniszczenia należy wydzielić. Sporządzić protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i przedłożyć do archiwum państwowego celem uzyskania zgody na brakowanie.

2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu akceptacji i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych dokonuje w spisach zdawczo - odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.

 

Rozdział III

Przepisy końcowe

§ 20

Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.