Starostwo Powiatowe w Hajnówce prowadzi następujące rejestry, ewidencje i wykazy:

 

Wydział Organizacyjno - Administracyjny

1. Rejestry:

- rejestr uchwał Rady Powiatu,

- rejestr interpelacji i wniosków radnych,

- rejestr wniosków i opinii komisji Rady Powiatu,

- rejestr uchwał Zarządu Powiatu,

- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

- rejestr spraw sądowych (cywilnych, karnych, pracy, administracyjnych, gospodarczych itd.),

- rejestr skarg i wniosków,

- rejestr kancelaryjny,2. Ewidencje:

- zbiór aktów prawa miejscowego,

- ewidencja osobowa, legitymacje własnych pracowników (objęty ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych),

- ewidencja szkolonych,

- ewidencja delegacji służbowych,

- ewidencja emerytów i rencistów urzędu własnego3. Archiwa:

- archiwum zakładoweZasady udostępniania:

1. Rejestry i ewidencje, za wyjątkiem ewidencji osobowej i legitymacji własnych pracowników, są udostępniane w siedzibie Starostwa Powiatowego w Hajnówce w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym w obecności uprawnionego pracownika i w godzinach urzędowania Starostwa.

2. Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym, poza dokumentami zawierającymi dane osobowe, jest udostępniania w siedzibie Starostwa Powiatowego w Hajnówce w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym w obecności uprawnionego pracownika i w godzinach urzędowania Starostwa.

Wydział Spraw Społecznych

1. Rejestry:

- rejestr niepublicznych placówek oświatowych.

2. Ewidencje:

- ewidencja uczniowskich klubów sportowych,

- ewidencja stowarzyszeń działających na terenie powiatu.Zasady udostępniania:

W/w rejestry i ewidencje dostępne są do wglądu w Wydziale.

 

Wydział Architektury i Budownictwa

1. Rejestry:- rejestr decyzji administracyjnych o pozwoleniu na budowę i rozbiórkę,

- rejestr wniosków o pozwolenia na budowę

- rejestr (ewidencja) zgłoszeń (art. 30 Prawa budowlanego).2. Prowadzone archiwa:

- akta pozwoleń na budowę,

- akta zgłoszeń robót budowlanych,

- akta pozwoleń na użytkowanie i zawiadomień o zakończeniu budowy do roku 2003Zasady udostępnienia:

1. Dane i informacje udostępniane są z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie idanych osobowych.

2. Dane i informacje udostępniane są następującym podmiotom o ile są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań na pisemny uzasadniony wniosek m. in.: Policji, Sądom, Prokuraturze, Urzędom Miasta, Urzędom Gmin.

3. Dane i informacje udostępniane są także na wniosek stron postępowania, których one dotyczą.

Wydział Geodezji, Katastru i Nieruchomości

1. Ewidencja gruntów i budynków - informacja jawna, płatna, ogólnodostępna z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych; wydawana na pisemny wniosek zainteresowanego.

2. Rejestr cen i wartości nieruchomości - informacja wydawana na pisemny wniosek rzeczoznawcom majątkowym w celu szacowania nieruchomości i taksacji.

3. Zasób Państwowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej - informacje zasobu użytkowego wydawane na pisemny wniosek osobom zainteresowanym; informacje zasobu bazowego wydawane wykonawcom na podstawie zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych.

 

Wydział Komunikacji i Dróg

1. Rejestry:- rejestr pojazdów ( elektronicznie i pisemnie),

- rejestr wydanych dowodów rejestracyjnych ( elektronicznie),

- rejestr wydanych pozwoleń i tablic tymczasowych ( elektronicznie),

- rejestr wydanych nalepek kontrolnych ( elektronicznie),

- rejestr wydanych znaków legalizacyjnych ( elektronicznie),

- rejestr skasowanych tablic rejestracyjnych ( elektronicznie),

- rejestr zatrzymanych przez Policję dowodów rejestracyjnych ( elektronicznie),

- rejestr wydanych kart pojazdu ( pisemnie),

- rejestr nadanych numerów identyfikacyjnych w pojeździe ( pisemnie),

- rejestr wydanych uprawnień ( elektronicznie),

- rejestr wydanych międzynarodowych praw jazdy ( pisemnie),

- rejestr zatrzymanych praw jazdy ( elektronicznie i pisemnie),

- rejestr wydanych licencji ( pisemnie),

- rejestr wydanych zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne ( pisemnie).2. Ewidencje:

- centralna Ewidencja Kierowców ( elektronicznie),

- centralna Ewidencja Pojazdów ( elektronicznie).3. Archiwa:

- akta kierowców,

- akta pojazdów.

Zasady udostępniania:

1. Dane i informacje udostępniane są z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

2. Dane i informacje udostępniane są następującym podmiotom o ile są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań na pisemny uzasadniony wniosek : Policji, Żandarmerii Wojskowej, Straży Granicznej, Urzędowi Ochrony Państwa, Wojskowym Służbom Informacyjnym, sądom, prokuraturze, organom inspekcji celnej, Ubezpieczeniowemu Funduszowi Gwarancyjnemu, starostom.

3. Dane i informacje udostępniane są także na wniosek właściciela którego one dotyczą.

4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej może udostępnić dane lub informacje osobom fizycznym, osobom prawnym lub jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej, jeśli wykaże swój uzasadniony interes - za odpłatnością.

5. Dane i informacje zgromadzone w ewidencji mogą na pisemny uzasadniony wniosek być udostępnione do celów komercyjnych, statystycznych lub badawczych w sposób wykluczający identyfikację osób lub pojazdów.

 

Wydział Rolnictwa, Ochrony Środowiska i zasobów naturalnych:

1. Rejestry:- wykaz danych o dokumentach zawierających informację o środowisku i jego ochronie - forma elektroniczna,

- rejestr sprzętu pływającego,

- rejestr kart wędkarskich,

- rejestr kart łowiectwa podwodnego,

- rejestr roślin i zwierząt podlegających ograniczeniom na podstawie umów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną i które nie mogą być przewożone przez granicę państwa bez zezwolenia ministra właściwego do spraw środowiska,

- rejestr wniosków na przeznaczenie gruntów rolnych do zalesienia.Zasady udostępniania:

1. Dane zawarte w rejestrach są udostępniane w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce, ul. Aleksego Zina 1 przez pracownika prowadzącego rejestr, na wniosek petenta, oprócz danych osobowych.

2. Dane zawarte w archiwum geologicznym są udostępniane w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce, ul. Aleksego Zina 1 przez pracownika prowadzącego to archiwum, na zasadach określonych w ustawie Prawo geologiczne i górnicze oraz na zasadach określonych w regulaminie Ministra Środowiska z dnia 9 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad rozporządzania za wynagrodzeniem informacją geologiczną, do której prawa przysługują skarbowi Państwa, wykorzystywaną w działalności prowadzonej w zakresie nieuregulowanym ustawą Prawo geologiczne i górnicze.