Wniosek:

W wielu jednostkach samorządu terytorialnego, takich jak urzędy gmin czy miast, nadal istnieją problemy z integracją i interoperacyjnością używanych systemów teleinformatycznych. Pomimo obowiązywania od 2012 roku Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, które określa minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji elektronicznej oraz systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017.2247), efektywne rozwiązania w tym zakresie pozostają niewystarczające. Dodatkowo, zbliża się koniec vacatio legis dla Dyrektywy 2022/2555, znaną jako NIS2, która ma na celu wzmocnienie cyberbezpieczeństwa w tym automatyzacji na terenie Unii Europejskiej.

W Serwisie Samorządowym Polskiej Agencji Prasowej znajduje się analiza mówiąca, że proces cyfryzacji w polskich urzędach miast przebiega nierównomiernie. Z raportu Obserwatorium Polityki Miejskiej IRMiR wynika, że chociaż 77% urzędów oferuje e-usługi dla mieszkańców, to w większości przypadków ograniczają się one do możliwości składania wniosków i deklaracji online. Miasta większe posiadają znacznie szerszą ofertę e-usług w porównaniu do mniejszych, z których 27% nie oferuje ich wcale. Raport zwraca także uwagę na problemy z dostępnością i zrozumiałością informacji o e-usługach oraz na brak skoordynowanej strategii cyfryzacji na poziomie miast. Mimo że pandemia COVID-19 przyspieszyła procesy cyfryzacji, nadal obserwuje się brak systemowego i długoterminowego podejścią do tej kwestii.

Więcej informacji można znaleźć w Serwisie Samorządowym Polskiej Agencji Prasowej.

https://samorzad.pap.pl/kateqoria/e-urzad/rapoi1-o-cvfrvzacii-samorzadow-male-miasta-nie-nadazaia-

z-rozwojem-e

Niniejsze pismo zawiera analizę wybranych przez wnioskodawcę przykładów, które wskazują na pilną potrzebę kompleksowej cyfryzacji, szczególnie w kontekście zbliżającego się końca vacatio legis Dyrektywy 2022/2555, zwaną NIS2. Ta dyrektywa ma na celu wzmocnienie cyberbezpieczeństwa oraz automatyzacji w Unii Europejskiej.

Nasze działania z ostatniej dekady, w tym rozmowy z gminami oraz petycje i wnioski, wykazały, że obecny stan bezpieczeństwa IT oraz automatyzacji w wielu gminach i miastach jest niezadowalający. Wiele z nich nie spełnia ustawowych wymogów Rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. dotyczących Krajowych Ram Interoperacyjności.

Biorąc pod uwagę powyższe obserwacje oraz interes społeczny (pro publico bono), wnosimy o:

Na podstawie art. 61 Konstytucji RP oraz art. 6 ust. 1 pkt. 1 lit, c Ustawy z dnia 6 września o dostępie do informacji publicznej (t.i. Dz. U. z 2022 r.. poz. 902). wnosimy o udzielenie informacji publicznej dotyczącej:

• 1 Wniosek o informacje dotyczące inicjatywy dotacji 50 000 zł

Wnosimy o udzielenie informacji publicznej o konkretną informacje na temat planów i terminów, które Urząd zamierza zastosować w zakresie pozyskania nieodpłatnej dotacji na cyfryzację w kwocie 50 000 zł oraz intencji rozpoczęcia rozmów na ten temat z wnioskodawcą.

• 1.1 Dane kontaktowe urzędnika

W przypadku twierdzącej odpowiedzi na wniosek z §1, uprzejmie prosimy o przekazanie danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za procesy decyzyjne dotyczące pozyskiwania nieodpłatnych dotacji dla Urzędu. Prosimy również o informacje dotyczące osoby zarządzającej infrastrukturą informatyczną. Dokładne

dane powinny obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz stanowisko służbowe każdej z wymienionych osób. Dodatkowo, prosimy o informację, kiedy można oczekiwać rozpoczęcia rozmów z Urzędem w sprawie wspomnianej dotacji. Dziękujemy za współpracę i czekamy na szybką odpowiedź w celu dalszego postępowania.

• 1.2 Uzasadnienie bierności w obszarze otrzymania dotacji

Jeśli odpowiedź na wniosek z §1 jest przecząca, prosimy o udzielenie informacji publicznej, wyjaśniającej przyczyny braku inicjatyw i chęci uzyskania bezpłatnej dotacji w kwocie 50 000 zł w zakresie cyfryzacji. Prosimy o przedstawienie tego uzasadnienia w maksymalnie trzech zdaniach, dlaczego nie chcą Państwo skorzystać z bezpłatnej dotacji 50 000 zł na cyfryzację Państwa urzędu.

• 2 Wniosek o informacje dotyczące audytu i automatyzacji

Wnosimy o udzielenie informacji publicznej na temat przeprowadzenia przez Kierownika JST, w ciągu ostatnich trzech lat, audytu, analizy lub planowania działań systematycznych mających na celu stopniową automatyzację systemów teleinformatycznych używanych w Urzędzie.

• 2.1 Szczegóły realizacji działań automatyzacyjnych

W przypadku twierdzącej odpowiedzi na wniosek z §2, prosimy o dostarczenie szczegółowego raportu z przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat audytów technologicznych pod kątem automatyzacji Urzędu, w tym ich wyników, wniosków oraz planów wdrożenia rekomendacji.

Należą do nich informacje, w ramach których systemów rozpoczęto automatyzację, jaki zakres działań osiągnięto, czy te działania były wsparte analizą technologiczną, oraz z jakich narzędzi RPA skorzystano. Prosimy również o informacje dotyczące osiągniętych celów związanych z automatyzacją, w tym które oprogramowanie i systemy udało się zintegrować, oraz inne istotne informacje oceniające stopień informatyzacji i automatyzacji Urzędu.

• 2.2 Planowanie przyszłych inicjatyw automatyzacyjnych

Jeśli odpowiedź na wniosek z §2 jest przecząca, na mocy art. 61 Konstytucji RP oraz art. 6 ust. 1 pkt. 1 lit. a Ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902), wnioskujemy o udzielenie informacji publicznej, czy Urząd planuje w najbliższym roku przeprowadzenie audytu technologicznego systemów informatycznych pod kątem automatyzacji, zgodnie z Dyrektywą 2022/2555, oraz czy istnieje zainteresowanie rozpoczęciem rozmów w sprawie nieodpłatnego audytu technologicznego z wnioskodawcą.

• 3 Uzasadnienie braku działań w obszarze automatyzacji

W przypadku przeczącej odpowiedzi na wniosek z §2.2, prosimy o udzielenie informacji publicznej, wyjaśniającej przyczyny braku inicjatyw związanych z usprawnieniem organizacji i ulepszaniem pracy Urzędu. Prosimy o przedstawienie tego uzasadnienia w maksymalnie trzech zdaniach.

Współpraca w ramach dostępu do informacji publicznej

Celem tej petycji jest rozpoczęcie konstruktywnej współpracy z Urzędem Gminy. W tym celu proponujemy zorganizowanie spotkania online z przedstawicielami gminy, aby omówić zagadnienia związane z potencjalną dotacją w wysokości 50 000 zł na cele cyfryzacji oraz dostępem do informacji publicznej. Mamy nadzieję, że nasze działania spotkają się z Państwa otwartością i gotowością do dialogu.

Aby ułatwić nasz dialog, prosimy o umówienie spotkania w dogodnym dla Państwa terminie poprzez nasz internetowy kalendarz dostępny pod adresem: http s: //q 1 a n t. co m /u rn o w-s pot k a n i e

W dążeniu do pełnej transparentności, planujemy informować lokalne media o rozwoju naszej inicjatywy oraz o wynikach współpracy z gminą, zarówno w przypadku jej sukcesów, jak i ewentualnych przeszkód. Uważamy, że dostęp do informacji publicznej jest nie tylko prawem, ale także obowiązkiem każdego obywatela, aby wiedzieć, jak zarządzane są ich wspólne środki.

Zwiększenie przejrzystości działań Urzędu Gminy pozwoli mieszkańcom na lepsze zrozumienie podejmowanych decyzji. Jesteśmy przekonani, że otwarta komunikacja i dostęp do informacji wzmacniają zaufanie społeczne i sprzyjają zdrowszemu funkcjonowaniu wspólnoty. Poprzez aktywne angażowanie się obywateli w sprawy lokalne, takie jak składanie wniosków lub petycji, możemy razem pracować na rzecz lepszej przyszłości naszej gminy. Nasze działania mają na celu nie tylko ulepszenie procesów w gminie, ale także budowanie wspólnoty, która jest świadoma i zaangażowana w lokalne sprawy zarządzania.

Uzasadnienie Wniosku

Zdaniem Wnioskodawcy, Gmina powinna maksymalnie wykorzystać dostępne środki finansowe na rozwój infrastruktury informatycznej, szczególnie biorąc pqd uwagę dostępną dotację w wysokości 50 000 zł. Ta dotacja jest bezpłatną okazją do znaczącego zwiększenia operacyjności gminy poprzez automatyzację kluczowych procesów.

Automatyzacja procesów w sektorze usług publicznych, takich jak odpowiadanie na korespondencję, analiza zużycia wody, przetwarzanie zgłoszeń rolniczych, aktualizacja baz danych, czy też zarządzanie procesami podatkowymi, przynosi istotne oszczędności finansowe oraz czasowe. Umożliwia to efektywniejsze zarządzanie zadaniami publicznymi, które są finansowane z budżetu podatników.

Wdrożenie systemów automatyzacji, jak weryfikacja dokumentów rejestracji pojazdów, śledzenie ważności dokumentów, czy tworzenie i wysyłanie raportów statystycznych, pozwala na znaczące ograniczenie błędów operacyjnych oraz przyspieszenie realizacji obowiązków administracyjnych. Dodatkowo, zastosowanie automatycznych rozwiązań wspiera gminy w oszczędzaniu środków publicznych oraz roboczogodzin, co potwierdzają liczne publikacje dostępne online.

W kontekście realizacji tych działań, praktyki te nie tylko odpowiadają wymogom art. 241 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA), ale także służą ogólnemu interesowi społecznemu (pro publico bono), wzmacniając dobro wspólne. Oprogramowanie umożliwiające robotyzację jest już skutecznie wykorzystywane w wielu Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) w krajach Unii Europejskiej, jak również w niektórych urzędach w Polsce. Szczegółowe przykłady i referencje są dostępne na stronie: https://g1ant.com/przvkladv-cvfrvzacii

Kluczowym elementem w procesie wdrażania automatyzacji jest wykonanie bezpłatnego audytu technologicznego, który pozwoli zidentyfikować potencjalne obszary do automatyzacji oraz oszacować oszczędności, które mogą wyniknąć z wprowadzenia nowych technologii. Takie działania nie tylko zdefiniują obszary podatne na błędy, ale także przyczynią się do usprawnienia pracy w gminie, wnosząc ogólne korzyści dla mieszkańców.

Więcej informacji o możliwościach wykonania darmowych audytów technologicznych oraz o dostępnych rozwiązaniach automatyzacji można znaleźć na stronie dostawcy: https://q1ant.com/automatyzacia- w-urzedach

Odpowiedź:

Hajnówka, dnia 20.05.2024 r.

OA.1431.36.2024                                                                                                 

W odpowiedzi na wniosek z dnia 09 maja 2024 r. (data wpływu do urzędu) w części dotyczącej o udostępnienie informacji publicznej  na podstawie art. 12 i 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022r. , poz. 902) uprzejmie informuję, że:

Ad. § 1. Nie jesteśmy zainteresowani wystąpieniem o nieodpłatną dotację na cyfryzację w kwocie 50 000,00 zł, gdyż nie planujemy automatyzacji systemów informatycznych.

Ad. § 2. W ciągu ostatnich trzech lat nie było audytu ani analizy automatyzacji systemów informatycznych.

 Ad. § 2.2. Plany i przyszłe działania nie stanowią informacji publicznej.