Hajnówka, dnia 2020.12.21

 OA.272.50.2020

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

„Sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce oraz w budynku Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra”

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

Z poważaniem

Starosta Hajnowski

Andrzej Skiepko

 Załącznik:

-    Warunki zamówienia

-    Formularz oferty

-    Wzór umowy

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
• inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

  ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z  uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

WARUNKI ZAMÓWIENIA

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:    

Powiat Hajnowski

ul. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: 85 682 27 18, faks: 85 682 42 20

NIP:  6030017563,

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

  II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

„Sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynkach Starostwa Powiatowego w Hajnówce”

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Cześć I -  budynek Starostwa Powiatowego w Hajnówce

1. Prace podzielono na:

• Prace wykonywane codziennie,
• Prace wykonywane okresowo,

2. Do prac wykonywanych codziennie Zamawiający zalicza:

• Zamiatanie bezpyłowe i sprzątanie na mokro podłóg twardych: 247 m², w tym parkiet 71 m², lastrico lub tartan 101 m² (korytarze i klatki schodowe wew.), linoleum 37 m², glazura 38 m²,
• Odkurzanie powierzchni miękkich: 240,00 m²,
• Wycieranie kurzu z powierzchni mebli, biurek, krzeseł, parapetów, telefonów, komputerów i urządzeń komputerowych,
• Mycie i dezynfekcja toalet środkami zapachowo – dezynfekującymi, posiadającymi atest PZH, o przyjemnych zapachu: 3 toalety, a w tym 4 umywalek, 3 sedesy, 1 pisuary (urządzenia sanitarne, glazura, drzwi, armatura, lustra),
• Opróżnianie koszy i wymiana worków na śmieci – 36 szt., opróżnianie koszy w niszczarkach – 16 szt.,
• Bieżące mycie powierzchni przeszklonych (drzwi), poręczy drewnianych, elementów niklowanych, chromowanych,
• Bieżące utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych: 34 pomieszczeń,
• Uzupełnianie wkładów higienicznych (mydło w płynie do dozowników 3 szt., papier toaletowy 3 szt. dziennie, kostki sedesowe 3 szt. na okres do zużycia i dezodorantów zapachowych) – wliczone w cenę usługi,
• Po zakończeniu sprzątania: zamknięcie pokoi, klucze zawiesza się w skrzynce na klucze, zamyka skrzynkę, klucz przechowuje osoba sprzątająca, załącza sygnalizację alarmową na stan czuwania, sprawdza, czy zamknięte są okna w pokojach oraz czy są wyłączone urządzenia grzewcze.

3. Usługi codziennego sprzątania będą obejmowały również sytuacje sprzątania pomieszczeń po wykonanych remontach oraz w przypadku wystąpienia awarii. Zamawiający nie obniży wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku tymczasowego wyłączenia ze sprzątania pomieszczeń w czasie remontu.
4. Do prac wykonywanych okresowo Zamawiający zalicza:

• Mycie okien plastikowych uchylnych do wewnątrz szt. 51, w tym 3 łazienkowe, 8 nietypowych, pozostałe 1,70x1,50 m, 3 razy w roku w terminach: czerwiec, październik,
• Sprzątanie archiwum i piwnicy (57,06 m²) w ostatni dzień tygodnia,
• Mycie terakoty na schodach i korytarzach oraz w niektórych pokojach specjalistycznymi maszynami na ostatni dzień kwietnia, sierpień i grudzień.
• pranie krzeseł tapicerowanych- raz w roku, ilość 98 szt.
• pranie foteli – raz w roku, ilość 7 szt.
• prania wykładziny dywanowej – raz w roku (parter 13 pomieszczeń 78 m², I piętro 13 pomieszczeń 152 m²).
• Codziennie w godzinach pracy Starostwa w godzinach 11⁰⁰-12⁰⁰, w okresie od czwartego stycznia do trzydziestego pierwszego marca, i od pierwszego listopada do trzydziestego pierwszego grudnia wykonanie mycia na mokro klatki schodowej i korytarza na parterze.

5. Przy wykonywaniu codziennych czynności sprzątających Wykonawca zapewnia własny:

• Wykwalifikowany i odpowiedzialny personel sprzątający,
• Sprzęt i środki chemiczne do utrzymania czystości w szczególności:

1. do mycia i pielęgnacji podłóg (dla wszystkich rodzajów występujących powierzchni podłóg w siedzibie Zamawiającego),
2. do mycia i pielęgnacji łazienek (terakota , glazura, toaleta, umywalka),
3. do mycia szyb i luster,
4. do czyszczenia i konserwacji mebli biurowych (nie pozostawiające smug i tłustej powłoki),
5. do usuwania ciężkich i tłustych zabrudzeń,
6. Na własny koszt dostarczy materiały i środki:
   • ręczniki papierowe – wysokiej jakości, celulozowe, białe wkłady papierowe składane jedno lub dwuwarstwowe, nie rozpadające się po kontakcie z wodą, wielkością dostosowany do zamontowanych pojemników,
   • papier toaletowy – wysokiej jakości, celulozowy, biały dwuwarstwowy, wielkością dostosowany do zamontowanych pojemników,
   • mydło w płynie – wysokiej jakości, łagodne dla rąk, hypoalergiczne, niewysuszające skóry;
   • środki zapachowe do toalet – wysokiej jakości odświeżacze w sprayu, a także kostki lub żele zapachowe do muszli ustępowej;
   • worki na śmieci - dostosowane do wielkości pojemników, koszy na odpady i niszczarek; 6. płyn (żel) do mycia toalet – wysokiej jakości zapewniający odpowiednią czystość i dezynfekcję;
7. Czas sprzątania pomieszczeń:
   • Pomieszczenia w budynku Starostwa będą sprzątane w godzinach w dni robocze 15³⁰ – 20⁰⁰
   • Pomieszczenia w których załączony jest system alarmowy w godzinach pracy Starostwa
     14⁰⁰ – 15³⁰

Cześć II budynek Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra”

Okres: 01 stycznia 2021 – 26 kwietnia 2021 i 01 października 2021 – 31 grudnia 2021 r.

1. Zamiatanie bezpyłowe i sprzątanie na mokro podłóg twardych: - 2 razy w tygodniu (wtorek, czwartek): informacja, korytarz, biuro, sala konferencyjna - część biurowa, łazienki i korytarz, galeria słoneczna (na mokro 1 raz w tygodniu),

1 raz w tygodniu - kuchnia, korytarz do kuchni, galeria, sala konferencyjna (część – konferencyjna), pomieszczenie techniczne

2. Wycieranie kurzu z powierzchni mebli, biurek, krzeseł, parapetów, telefonów, komputerów i urządzeń komputerowych, 2 razy w tygodniu: informacja, biuro, sala konferencyjna - część biurowa, łazienki, 1 raz w tygodniu: kuchnia, galeria.
3. Mycie i dezynfekcja toalet środkami zapachowo – dezynfekującymi, posiadającymi atest PZH, o przyjemnym zapachu, 2 razy w tygodniu : 4 toalety, 6 umywalek, 5 sedesów, 1 pisuar, urządzenia sanitarne, glazura, drzwi, armatura, lustra.
4. Opróżnianie koszy i wymiana worków na śmieci – 10 szt., 2 razy w tygodniu.
5. Bieżące mycie drzwi przeszklonych wejściowych - 2 szt, drzwi szklanych do pomieszczeń z galerii słonecznej – 4 szt, elementów niklowanych, chromowanych,(nie rzadziej niż raz na 3 tygodnie).
6. Uzupełnianie wkładów higienicznych (mydło w płynie do dozowników 8 szt., papier toaletowy 8 szt. dziennie, kostki sedesowe 8 szt. na okres do zużycia i dezodorantów zapachowych) – wliczone w cenę usługi,
7. Uzupełnianie wkładów papierowych (ręczników) - 6 szt. – wliczone w cenę usługi,

OKRES: 27.04.2021 - 30.09.2021  

1. Zamiatanie bezpyłowe i sprzątanie na mokro podłóg twardych:

codziennie (poniedziałek - piątek): informacja (również sobota), korytarz do wyjścia, biuro, kuchnia, sala konferencyjna - część biurowa, łazienki i korytarz, galeria słoneczna (na mokro 1 raz w tygodniu),

2 razy w tygodniu:  galeria

1 raz w tygodniu (czwartek): korytarz do kuchni, sala konferencyjna - część konferencyjna, pomieszczenie techniczne.

1. Wycieranie kurzu z powierzchni mebli, biurek, krzeseł, parapetów, telefonów, komputerów i urządzeń komputerowych:

codziennie (poniedziałek-piątek): informacja, biuro, sala konferencyjna, łazienki, kuchnia

1 raz w tygodniu (czwartek): galeria.

• Mycie i dezynfekcja toalet środkami zapachowo – dezynfekującymi, posiadającymi atest PZH, o przyjemnym zapachu:

codziennie (poniedziałek-sobota): 4 toalety, 6 umywalek, 5 sedesów, 1 pisuar, urządzenia sanitarne, glazura, drzwi, armatura, lustra.

1. Opróżnianie koszy i wymiana worków na śmieci – 10 szt.

codziennie (poniedziałek-piątek). 

1. Bieżące mycie drzwi przeszklonych wejściowych - 2 szt, drzwi szklane do pomieszczeń z galerii słonecznej – 4 szt. – co najmniej raz w tygodniu, pozostałych powierzchni szklanych między galerią słoneczną a pomieszczeniami – 3 szt. - co najmniej raz na 2 tygodnie oraz elementów niklowanych, chromowanych.
2. Mycie okien zewnętrznych w galerii słonecznej – w miarę potrzeb, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu.

• Uzupełnianie wkładów higienicznych (mydło w płynie do dozowników 8 szt., papier toaletowy 8 szt. dziennie, kostki sedesowe 8 szt. na okres do zużycia i dezodorantów zapachowych) – wliczone w cenę usługi.
• Uzupełnianie wkładów papierowych (ręczników) – wliczone w cenę usługi.

1. Usuwanie chwastów z terenów zielonych w okresie letnim V-IX – raz na dwa tygodnie.

Do prac wykonywanych okresowo Zamawiający zalicza:

1. Usługi codziennego sprzątania będą obejmowały również sytuacje sprzątania pomieszczeń po wykonanych remontach oraz w przypadku wystąpienia awarii. Zamawiający nie obniży wynagrodzenia wykonawcy w przypadku tymczasowego wyłączenia ze sprzątania pomieszczeń w czasie remontu.
2. Mycie okien w pomieszczeniach – 7 okien (w tym drzwiowych) – 2 razy w roku, kwiecień, wrzesień.
3. Pranie krzeseł tapicerowanych - raz w roku, ilość 4,
4. Mycie krzeseł skórzanych - 4 szt, krzeseł w sali konferencyjnej - 20 szt. - raz w miesiącu.
5. Mycie koszy na śmieci do segregacji śmieci - raz na kwartał - 10 szt.
6. Pranie dywaników pod nogi – raz w roku  - 5 szt. 
7. Sprzątanie pomieszczenia z prysznicem - okresowo w miarę użytkowania, (np. 1 raz na miesiąc).
8. Sprzątanie magazynów – 2 razy do roku.
9. Pomieszczenia w budynku Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra” Starostwa będą sprzątane w godzinach w dni robocze 13⁰⁰ – 15³⁰

Identyfikację personelu na obiekcie:

1. Zgłaszanie zamian personelu sprzątającego w formie elektronicznej na adres sszymaniuk@powiat.hajnowka.pl
2. wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług w/w z zachowaniem wymogów BHP i ppoż. oraz należytej dbałości o mienie w sprzątanym obiekcie,
3. zleceniodawca zapewnia pomieszczenie (miejsce) gospodarcze na sprzęt i chemię Wykonawcy.

 III.    Termin wykonania zamówienia.

 Od 04 stycznia 2021 roku – 31 grudnia 2021 roku 

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

1. Wymagania dotyczące Wykonawcy:

• Dokument rejestrowy działalności gospodarczej Wykonawcy.

2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie nie zostaną uwzględnione.
3. Wybór oferty nastąpi w terminie 5 dni od daty upływu terminu składania ofert.
4. Kryteria oceny ofert – cena 100 %
5. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów, którzy uczestniczyli w postępowaniu.
6. W przypadku, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych w określonym terminie.
7. Powyższe zapytanie nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy z Wykonawcą.

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

1. Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT).
2. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

VII.  Oferta powinna zawierać:

1. Wypełniony „Formularz oferty”
2. Parafowany wzór umowy
3. Dokument rejestrowy działalności gospodarczej Wykonawcy.

 VIII. Miejsce oraz termin składania ofert (wybrać właściwe):

Oferty należy złożyć do dnia 29.12.2020 r. do godz. 12⁰⁰

Osobiście w  Starostwie Powiatowym w Hajnówce ul. A. Zina 1, pok. Nr 19 (sekretariat) w zaklejonej kopercie. Na kopercie należy wpisać: Nazwę i adres Wykonawcy oraz: „Sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce oraz w budynku Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra”.

1. Drogą pocztową (adres jw.) decyduje data wpływu oferty.

IX. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.   

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik do Warunków zamówienia.

X. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia:

„Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego i nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert bez podania przyczyny. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego”.

 XII.    Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Druk „Formularz oferty” –  zał. Nr 1 do WZ
2. Wzór umowy –  zał. Nr 2 do WZ