Hajnówka, 2019-12-12

Numer sprawy: OA.272.54.2019

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na: „Bezgotówkowy zakup paliwa płynnego do samochodów służbowych Starostwa Powiatowego w Hajnówce. ”

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz. U. z 2019, poz. 1843) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

Z poważaniem,

S T A R O S T A

Andrzej Skiepko

Załącznik:

• Warunki zamówienia

Sporządził:

Szymaniuk Samuel

2018-12-10

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

 ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

WARUNKI ZAMÓWIENIA

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:

Powiat Hajnowski

ul. Zina 1, 17-200 Hajnówka

Tel.: 85 682 27 18, faks: 85 682 42 20

NIP: 6030017563

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest „Bezgotówkowy zakup paliwa płynnego do samochodów służbowych Starostwa Powiatowego w Hajnówce”.
2. Dostawa paliwa w okresie od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r. w formie doraźnych tankowań samochodu służbowego Starostwa Powiatowego w Hajnówce na stacjach paliw wybranego Wykonawcy.
3. Szacunkowe zapotrzebowanie na paliwo do samochodu służbowego w przewidzianym okresie realizacji zamówienia wynosi 3500 litrów.
4. Wykonawca nie będzie dochodził żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego z tytułu zakupu mniejszej ilości paliwa płynnego niż określonej w umowie.
5. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważniony jest Samuel Szymaniuk (pokój nr 22, tel. 85 682 33 71, 500 266 342)

III. Termin realizacji przedmiotu zamówienia.

01.01.2020 r. - 31.12.2020 r.

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

Wymogi:

1. Sukcesywny zakup paliw płynnych dokonywany będzie w systemie sprzedaży bezgotówkowej w stacjach paliw należących do sieci stacji Wykonawcy na terenie całego kraju.
2. Wskazana stacja paliw musi funkcjonować 7 dni i czynną całą dobę.
3. Wykonawca powinien posiadać lub dysponować, co najmniej jedną stacją paliw w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego.
4. Zakup paliw płynnych, dokonywany będzie po cenach aktualnie obowiązujących na danej stacji paliw należącej do sieci stacji Wykonawcy w momencie zakupu, pomniejszonej o stały rabat podany w ofercie.
5. Oferowane paliwo musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach dla paliw płynnych.
6. Wykonawca rozlicza transakcje z Zamawiającym w PLN.
7. Zamawiamy dwie karty

Kryteria:

1. Wykonawca określi cenę jednego litra oleju napędowego na dzień zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego (www.powiat.hajnowka.pl), obowiązującą na najbliższej stacji paliw Wykonawcy od siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca określi wysokość udzielonego rabatu w złotych polskich. Udzielony rabat jest stały i nie ulega zmianie przez cały okres trwania umowy. Cena w dniu zakupu paliwa zostanie każdorazowo pomniejszona o kwotę udzielonego rabatu. Wykonawca wskaże w formularzu ofertowym stały rabat cenowy, o który każdorazowo zostanie pomniejszona cena 1 litra oleju napędowego w dniu zakupu na stacji (cena z dystrybutora).
3. Proponowane kryteria oceny ofert :

Cena 70%

Rabat 30%

Zastosowane wzory do obliczenia oferty:

1. Kryterium cena (średnia cena detaliczna za 1 litr paliwa obowiązująca na najbliższej stacji paliw Wykonawcy od siedziby Zamawiającego)

                               Najniższa cena przedstawiona w ofertach

Liczba punktów=         ……………………………………………………        x 70%

                                     Cena badanej oferty

1. Kryterium rabat (stały upust kwotowy w stosunku do ceny detalicznej w dniu tankowania)

                                        Rabat oferty badanej

Liczba punktów=         ……………………………………………………        x 30%

                                     Najwyższy oferowany rabat

Wybrana zostanie oferta z najwyższą liczba punktów po zsumowaniu obydwu kryteriów wyboru.

Niezwłocznie po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania, którzy złożyli oferty albo umieści informacje na stronie internetowej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli:

1. Nie zostanie złożona żadna oferta.
2. Cena złożonej oferty przewyższy kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
3. Zamawiający stwierdzi zaistnienie innych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a której zaistnienie spowoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy.

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz. U. z 2019, poz. 1843) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT).

Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) oraz upustem należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

VII.Oferta powinna zawierać:

• Oferta musi być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym.
• Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawki własnych pomyłek) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę.
• Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
• Wszystkie strony oferty winny być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy oraz ostemplowane pieczęcią firmową.
• Do oferty należy załączyć:

a/ Wypełniony „Formularz oferty”

b/ Parafowany wzór umowy

c/ Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wypełnionego wg wzoru

d/ Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferty należy złożyć do dnia 20.12.2019 r. do godz. 10:00

1. Osobiście w Starostwie Powiatowym w Hajnówce, ul. A. Zina 1, sekretariat w godz. 7:30-15:30. W zaklejonej kopercie. Na kopercie należy wpisać :

Nazwę i adres Wykonawcy oraz „Bezgotówkowy zakup paliwa płynnego do samochodów służbowych Starostwa Powiatowego w Hajnówce ”

2. Drogą pocztową (adres jw.) decyduje data i godzina wpływu oferty.
3. Drogą elektroniczną na adres: starostwo@powiat.hajnowka.pl z tytułem wiadomości „Zapytanie ofertowe- dostawa paliwa płynnego” Oferty składane drogą elektroniczną winny być w formie skanu z widocznym podpisem (format JPG, PDF).
4. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i zostaną zwrócone na adres Wykonawcy.

IX. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Warunków zamówienia.

X. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza/dopuszcza składania ofert częściowych.

XI. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1.
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wypełnionego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
3. Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 3
4. Zaakceptowany i podpisany wzór umowy – załącznik nr 4.
5. Kserokopia poświadczona z zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania tj. koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami.

Hajnówka, 2019-12-12