Znak sprawy: PP.042.4.14.2017                                                                   Hajnówka, 06.10.2017

 

 

 Powiat Hajnowski

A. Zina 1

 17-200 Hajnówka

 

 

Zapytanie ofertowe nr 4/2017

 

ZAPROSZENIE

 

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

świadczenie usług facylitatorskich podczas spotkań realizowanych w ramach projektu "Puszcza i ludzie". Spotkania dotyczyć będą problemów społecznych związanych z różnorodnym spojrzeniem na sposób ochrony Puszczy Białowieskiej i rozwój regionu Puszczy Białowieskiej.

Projekt „Puszcza i ludzie” dofinansowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 - 2020, Oś priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

 

                                                                                                       Z poważaniem

 

 

________________________________________________________________

Załącznik:

-           Warunki zamówienia

                                                                           

Znak sprawy: PP.042.4.14.2017                          Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 4/2017   

                                       

 

                                                                                                                  Hajnówka, 06.10.2017

 

 

 

I. WARUNKI ZAMÓWIENIA

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski

A. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  606-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl, www.powiat.hajnowka.pl

 II. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

 

III.   Przedmiot zapytania ofertowego:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług facylitatorskich podczas spotkań realizowanych w ramach projektu "Puszcza i ludzie". Spotkania dotyczyć będą problemów społecznych związanych z różnorodnym spojrzeniem na sposób ochrony Puszczy Białowieskiej i rozwój regionu Puszczy Białowieskiej. Wszystkie spotkania odbywać się będą w Powiecie Hajnowskim, woj. podlaskie. Planowany czas spotkań ok. 3-4 godzin zegarowych. Wykonawca zapewni skład zespołu w pełnym składzie zgodnie z potrzebami Zamawiającego.
2. Założenia usługi facylitatorskiej

 

 Usługa facylitatorska polegać ma na moderowaniu następujących spotkań:

 

- 2 debatach ta temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej (jednej dla osób dorosłych, którą poprowadzić ma zespół 3 facylitatorów  i jednej dla młodzieży szkól średnich, którą poprowadzić ma zespół składający się z 2 facylitatorów). Planowany termin realizacji: 01.10.2017 - 31.12.2017 (debata dla dorosłych),  01.01.2018 - 31.03.2018 (debata dla młodzieży) - dokładna data do uzgodnienia z Wykonawcą.

 

- 4 spotkań Rady Programowej (1 facylitator). Planowany termin realizacji: 01.10.2017 - 31.12.2017 (1 spotkanie), 01.01.2018 - 31.03.2018 (2 spotkanie), 01.10.2018 - 31.12.2018 (3 spotkanie), 01.04.2019 - 30.06.2019 (4 spotkanie)  - dokładne daty do uzgodnienia z Wykonawcą.

 

- 3 spotkań otwartych dla mieszkańców (1 facylitator). Planowany termin realizacji: 01.01.2018 - 31.03.2018 ( 1 spotkanie), 01.07.2018 - 30.09.2018 ( 2 spotkanie), 01.01.2019 - 31.03.2019 ( 3 spotkanie) - dokładna data do uzgodnienia z Wykonawcą.

 

Zamawiający zastrzega możliwość zmian terminów spotkań.

 IV. Informacje dodatkowe do przewidywanych spotkań:

 

Debaty na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej:

Cel debaty - konfrontacja poglądów różnych stron na temat sposobu ochrony Puszczy Białowieskiej. Debata ma polegać na merytorycznej dyskusji między stronami i wyjaśniać narosłe wątpliwości  i wzajemne uprzedzenia. Debata ma sprzyjać otwarciu się poszczególnych grup interesariuszy na poglądy innych, które w przyszłości umożliwiłoby znalezienie możliwości kompromisowego rozwiązania dla Puszczy Białowieskiej, poszerzenie wiedzy społeczeństwa na temat potrzeby ochrony przyrody oraz  różnych jej form ochrony

Przebieg debaty - planowane jest zaproszenie do udziału w dyskusji jednego przedstawiciela organizacji ekologicznej, leśnika, przyrodnika, przedsiębiorcy i przedstawiciela organów samorządu terytorialnego oraz wszystkich zainteresowanych. Debata podzielona zostanie na 3 bloki charakterystyczne dla zrównoważonego rozwoju, tj. środowisko, gospodarkę i społeczeństwo. Na wstępie każdy z nich przedstawiłby w określonym z góry czasie max. 7 min swój punkt widzenia by potem przejść do dyskusji moderowanej. Facylitator będzie zadawał dla każdego przedstawiciela te same pytania, które zostaną ustalone ze wszystkimi 5 przedstawicielami  minimum na 1 miesiąc przed debatą. Każdy przedstawiciel będzie miał na odpowiedź czas ograniczony do 2 min. Po każdym bloku nastąpi  sesja pytań od  publiczności - max.5 pytań. Na zakończenie debaty każdy z 5 przedstawicieli będzie miał czas 3 minuty na podsumowanie debaty.

Spotkania Rady Programowej:      

Rada Programowa składa się z przedstawicieli różnych instytucji i środowisk, którzy spotykają się w ramach projektu, by podczas merytorycznej dyskusji poruszyć aktualne sprawy związane z rozwojem regionu i ochroną Puszczy Białowieskiej. Działania Rady mają na celu wymianę poglądów, wzajemną edukację poprzez  konsultowanie stanowisk, dochodzenie do wspólnych wniosków i wydawanie opinii na tematy dotyczące zrównoważonego rozwoju regionu Puszczy Białowieskiej mającego na celu ochronę zasobów przyrodniczych Puszczy Białowieskiej. Spotkania mają służyć poszerzeniu horyzontów o punkt widzenia różnych środowisk poprzez rzeczową, otwartą dyskusję i wgłębienie się w argumenty innych.

Aktualny skład Rady Programowej:

1. Powiat Hajnowski
2. Gmina Hajnówka
3. Cech Rzemiosł Różnych w Hajnówce
4. Białowieski Park Narodowy
5. Fundacja Konstruktywnej Ekologii ECOPROBONO
6. Miasto Hajnówka
7. Stowarzyszenie Uniwersytet III Wieku
8. Stowarzyszenie Dziedzictwo Podlasia
9. Stowarzyszenie Agencja Ekorozwoju Zielone Płuca Polski
10. Gmina Narewka
11. Biuro Turystyki "Ryś"
12. Białowieskie Stowarzyszenie Agroturystyczne "Żubr"
13. Lokalna Organizacja Turystyczna "Puszcza Białowieska"

Skład Rady może się poszerzyć  o nowych członków.

 

Spotkania otwarte dla mieszkańców

Spotkania dotyczyć będą problematyki związanej z Puszczą Białowieską. Polegać będą na przedstawieniu wybranych zagadnień przez 2 ekspertów, którzy będą mieli za zadanie przedstawić je z 2 odmiennych punktów widzenia, umożliwiający prezentację odmiennych, często skonfliktowanych perspektyw dotyczących danego samego zagadnienia.

Przewidywane  tematy spotkań:

• Jakie są relacje między dziedzictwem kulturowym, a przyrodniczym w regionie Puszczy Białowieskiej? (co składa się na lokalną świadomość historyczną mieszkańców, co kształtuje świadomość, jaką rolę pełni nasza tożsamość w pielęgnowaniu dziedzictwa regionu)  
• Globalne zmiany klimatyczne, a lokalne konsekwencje przyrodnicze w Puszczy Białowieskiej? (przedstawienie kwestii zmian w drzewostanach: zanik gatunków roślin, inwazje gatunków zwierząt i roślin, ekonomiczne i zdrowotne skutki tych zmian, inne zagrożenia)
• Jakie jest ekonomiczne wykorzystanie bioróżnorodności Puszczy Białowieskiej (aktywność gospodarcza, naukowa, przedsiębiorczość, a problem ochrony zasobów i procesów)

3. Zadaniem facylitatora jest umiejętne prowadzenie mediacji między stronami/uczestnikami spotkań, motywowanie uczestników spotkania do osiągnięcia konsensusu na dany temat i zapobieganie ewentualnym konfliktom. Facylitator zobowiązany jest do wcześniejszego zapoznania się z tematem, istotą konfliktu wokół Puszczy Białowieskiej, wcześniejszymi próbami rozwiązania konfliktu i obecną sytuacją w tym temacie oraz poznać sposób zapatrywania poszczególnych stron, by móc w sposób obiektywny i bezstronny kierować dialogiem podczas spotkań.

 

4. Facylitator minimum 2 tygodnie przed planowanym spotkaniem przedstawi Zamawiającemu plan spotkania do zatwierdzenia.

 

5. Facylitator po przeprowadzeniu każdego spotkania sporządzi raport uwzględniający jego przebieg, analizę poruszanych zagadnień oraz opracowanie wniosków dla Zamawiającego.

 

6. Facylitator zapewni stały kontakt z Zamawiającym.

 

7. Zamawiający odpowiada za wynajem sali na spotkania.

 

8. Zamawiający nie pokrywa kosztów podróży facylitatora, kosztów noclegu oraz wyżywienia.

 V. Termin realizacji zamówienia:

Na wykonanie usług facylitatorskich  przewiduje się okres:  od dnia podpisania umowy do 30.06.2019 r.

 

1. Wymagania wobec oferenta:
2. Doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich podczas spotkań  dotyczących konfliktów społecznych  na tle  przyrody (ochrony przyrody, obszarów chronionych itp.)  - facylitacja minimum 2 spotkań w okresie ostatnich 3 lat do terminu składania ofert wraz z  dowodami potwierdzającymi, iż usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, oświadczenie)
3. Zapewnienie dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług zgodnie z zapytaniem ofertowym. 

VI. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

 

1. Cena.
2. Doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich podczas spotkań dotyczących konfliktów społecznych dotyczących przyrody (ochrony przyrody, obszarów chronionych itp.) .

 

Kryterium: Cena – 70 %

Sposób obliczenia:

                                       wartość brutto oferty najtańszej

               Wartość punktowa =    wartość brutto oferty badanej       X 70 %

 

Kryterium: Doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich  podczas spotkań   dotyczących konfliktów społecznych  dotyczących przyrody (ochrony przyrody, obszarów chronionych itp.)  - 30 %.

 

 

Sposób obliczenia:

                                               Ilość punktów przyznanych ofercie badanej

   Wartość punktowa =  

                                   Najwyższa liczba punktów spośród złożonych ofert      X 30    %

 

Każde wykazane doświadczenie (wszystkie doświadczenia wraz z tymi, które spełniają warunek konieczny do wzięcia udziału w zapytaniu) otrzyma 1,5 pkt. Wykonawca w ramach kryterium może otrzymać maksymalnie 30 punktów.

Największą ilość punktów w kryterium doświadczenie otrzyma ten wykonawca, który wykaże największe doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich  podczas spotkań   dotyczących konfliktów społecznych  dotyczących przyrody (ochrony przyrody, obszarów chronionych itp.)  wraz z dokumentami potwierdzającymi rzetelne wykonanie usługi.

 

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą łączną liczbę punktów.

 VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

 

VIII. Oferta powinna zawierać:

 

1.Wypełniony „Formularz oferty” - zał. nr 2,

2. Oświadczenie potwierdzające doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich- zał. nr

3.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 5

4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity DZ.U. z 2016 r. poz 922 ze zm.) w celu dokonania wyboru wykonawcy usługi oraz o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu w pełni z praw publicznych - zał. nr 6,
5. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 7,
6. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert .

 IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

Dla ofert pisemnych:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,

17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 13.10.2017 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20

w terminie do dnia 13.10.2017 r.

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:

Oferty należy przesłać na adres e-mail: lucyna.lewczuk@powiat.hajnowka.pl

w terminie do dnia 13.10.2017 r.

 X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

 

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

 XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

 

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Formularz oferty - zał. nr 2,
2. Wzór umowy - zał. nr 3,

3.Oświadczenie potwierdzające doświadczenie w świadczeniu usług facylitatorskich- zał.nr 4,

4.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 5

5. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity DZ.U. z 2016 r. poz 922 ze zm.) w celu dokonania wyboru wykonawcy usługi oraz o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu w pełni z praw publicznych - zał. nr 6,
6. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 7.

 

                                                                                                      ….....…..................................                                                                            

                                                                                                      (podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdził:

 

 

…............................................................

Starosta /Wicestarosta

Hajnówka, 06.10.2017 r.