Hajnówka, 15.05.2017 r.

Numer sprawy: PP.054.1.2017

 

 

 

ZAPROSZENIE

 

 

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na: Opracowanie graficzne, skład, druk i dostawa informatora turystycznego „Region Puszczy Białowieskiej”

 Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

 

 

Z poważaniem,

 Wicestarosta Jadwiga Dąbrowska

 

Załącznik:

Warunki zamówienia

 

 

 

 

 

 

Sporz. A. Łapińska-Chomicka

 

 

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 

1. Nazwa i adres zamawiającego:

 

Nabywca: Powiat Hajnowski

ul. Aleksego Zina 1,17-200 Hajnówka

tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP: 603-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

 

Odbiorca: Starostwo Powiatowe w Hajnówce

ul. Aleksego Zina 1,17-200 Hajnówka

tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

 

1. Przedmiot zamówienia.

 

Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie graficzne, skład, druk i dostawa informatora turystycznego „Region Puszczy Białowieskiej” z przeznaczeniem do dystrybucji i promocji powiatu hajnowskiego w kraju i za granicą.

 

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

 

Zamówienie obejmuje:

a) opracowanie graficzne informatora turystycznego:

- Wykonawca zaproponuje propozycję projektu graficznego folderu, która przedstawiona     zostanie do akceptacji Zamawiającego,

- do dyspozycji Wykonawcy zostanie przekazany informator turystyczny na płycie CD w formacie INDD (wcześniejsza wersja informatora turystycznego bez poprawek zawierająca m.in. fotografie, format pionowy o wymiarach: 29,5 cm x 14,2 cm).

 

b) skład komputerowy informatora turystycznego:

 

- Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia 30 zdjęć (plus minus 10 zdjęć) na nośniku informacji w formacie JPG,

- Wykonawca nada numery ISBN.

 

c) druk informatora turystycznego:

- nakład: 2000 szt.,

- 32 strony + okładka,

- format A5 w układzie pionowym,

- grzbiet szyty zeszytowo po długim boku,

- środek: papier kreda matowa, gramatura 170 g, druk dwustronny, CMYK 4+4

- okładka: papier kreda dwustronnie matowa, gramatura 250 g, druk dwustronny, CMYK 4+4

- tekst informatora turystycznego w języku polskim zostanie przekazany Wykonawcy w pliku Word

 

 

   d) dostawa informatora turystycznego do siedziby Zamawiającego:

- wydrukowane egzemplarze pakowane w pudła kartonowe do 10 kg, zawierające informację dot. tytułu publikacji oraz ilości sztuk,

- jednocześnie z dostarczeniem Zamawiającemu przedmiotu zamówienia, Wykonawca przekaże przedmiot zamówienia, w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD (pliki w wersji przygotowane bezpośrednio do druku w formacie PDF; pliki w formacie edytowalnej, zapisane w formacie CDR),

- odbiór przedmiotu zamówienia zostanie przeprowadzony na podstawie protokołu zdawczo-   odbiorczego,

- jednocześnie z dostarczeniem Zamawiającemu przedmiotu zamówienia, Wykonawca przekaże ostateczny projekt materiałów, stanowiący przedmiot zamówienia, w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD zawierającym:

-pliki ze składu w formacie umożliwiającym nanoszenie poprawek oraz wykorzystanie elementów w całości lub części do ponownego wydruku   (w formacie AI, CDR, EPS), -postać wektorową opracowanych ilustracji i rysunków (jeśli są),

-pliki w wersji przygotowanej bezpośrednio do druku,

 

 

1. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważniona jest Pani     Agnieszka Łapińska-Chomicka

               tel. (85) 682 3046, e-mail: a.lapinska@powiat.hajnowka.pl

 3. Warunki płatności:

 

1. Wynagrodzenie za usługę płatne będzie po wykonaniu zamówienia w terminie 14 dni od dnia prawidłowo sporządzonej i złożonej faktury/rachunku,

 

2. Podstawą wystawienia faktury/rachunku będzie przyjęcie usługi przez Zamawiającego , potwierdzone w protokole odbioru sporządzonym przez Wykonawcę.

 

 4. Termin wykonania zamówienia.

Termin wykonania usługi – do 30.06.2017 r.

Planowany termin podpisania umowy z Wykonawcą: w ciągu 5 dni od daty wyboru najkorzystniejszej oferty.

 

 5. Warunki zamówienia - wymagania Zamawiającego wobec Wykonawcy:

 

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy (osoby fizyczne lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne).
2. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji, konsultacji lub wskazywania w przedstawianych materiałach elementów wymagających uzupełnienia lub zmian na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, a Wykonawca zobowiązuje się do ich niezwłocznego wprowadzenia.
4. Zamawiający będzie dokonywał wskazanych wyżej czynności bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy pocztą elektroniczną.
5. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia projektu graficznego informatora turystycznego w formacie PDF w ciągu 5 dni roboczych od momentu akceptacji przez Zamawiającego opracowanego tekstu.
6. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu wydruku próbnego publikacji w terminie 3 dni roboczych od dnia ostatecznej akceptacji projektu graficznego. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłaszania uwag do wydruku próbnego, a Wykonawca ma obowiązek je uwzględnić i wprowadzić w ciągu 1 dnia roboczego.
7. Po wprowadzeniu wszystkich poprawek Zamawiający dokona ostatecznej akceptacji wydruku próbnego do wykonania druku.

 

6. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

 

     Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: Cena brutto – 100 %

 7. Tryb postępowania.

 

       Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo z       zamówień (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy.

 

 8.Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

 

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

 

9.Oferta powinna zawierać:

 

   Wypełniony „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do WZ

   Parafowany „Wzór umowy” – załącznik nr 2 do WZ

 

 10. Miejsce oraz termin składania ofert:

 

1. Oferta może zostać złożona w jednej z niżej wymienionych form:

a) osobiście w siedzibie zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 23.05.2017 r. do godz. 15.30 . Godziny pracy sekretariatu: poniedziałek-piątek w godz. 7.30-15.30. Z dopiskiem: oferta na informator turystyczny „Region Puszczy Białowieskiej”

 

b) pocztą tradycyjną/kurierem na adres: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka, pokój nr 19, w terminie do dnia 23.05.2017 r. do godz. 15.30 . Godziny pracy sekretariatu: poniedziałek-piątek w godz. 7.30-15.30. Z dopiskiem: oferta na informator turystyczny „Region Puszczy Białowieskiej”

 

2. Termin złożenia oferty: do dnia 23.05.2017 r. do godziny 15.30.

 

3. Zamawiający uzna ofertę za złożoną w terminie jeśli wpłynie na wskazany wyżej adres, w terminie wyznaczonym w pkt.2.

 

 11. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.  

 

1. Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Warunków zamówienia.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy:

a) w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

 

 12. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

 

 

1. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

 

1. „Formularz oferty” - zał. nr 1 do WZ

       2. „Wzór umowy” – zał. nr 2 do WZ

 

 

 

                                                                                                                        

                                                                                                              ….....…........……………........…………

                                                                                                                 (podpis i pieczęć Naczelnika Wydziału)

 

 

 

Zatwierdził:

 

…..............................

Starosta /Wicestarosta

 

 

Hajnówka, 15.05.2017 r.

PYTANIA I ODPOWIEDZI