Zapytanie ofertowe nr 12/2013

na wykonanie usługi: ,,Sms-owy system komunikacji z mieszkańcami powiatu hajnowskiego wraz z zintegrowaną aplikacją mobilną” w ramach projektu

„Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” realizowanego w  ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V Ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej

oraz

Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

 

 

1. Nazwa i adres zamawiającego:

 

Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1 17-200 Hajnówka

 

2. Tryb udzielenia zamówienia:

 

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm.), zgodnie z Zarządzeniem Nr 28/08 Starosty Hajnowskiego z dnia 24 grudnia 2008 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce oraz z oświadczeniem z dnia 22.11.2012 r. stanowiącym załącznik dokumentacji wniosku „Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” dotyczącym stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.

III. Przedmiot zapytania ofertowego:

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie sms-owego systemu komunikacji wraz z zintegrowaną aplikacją mobilną dedykowaną na urządzenia mobilne Android i IOS w Powiecie Hajnowskim w okresie: czerwiec 2013 – grudzień 2014, zgodnie z poniższą specyfikacją:

 

OPIS TECHNICZNY:

Funkcjonalności systemu :

• dowolna liczba administratorów systemu, uprawnionych do tworzenia i wysyłania wiadomości SMS,

• szybkie dotarcie z precyzyjną informacją wysłaną przez administratorów na telefony komórkowe odbiorców,

• możliwość włączenia do systemu zewnętrznych administratorów, m.in. z Państwowej Straży Pożarnej oraz innych służb,

• system działający w oparciu o aplikację webową dowolnej przeglądarki internetowej,

• wysyłka komunikatów z dowolnych komputerów z dostępem do Internetu,

• dostęp do systemu na podstawie przypisanych indywidualnych haseł i loginów,

• możliwość wysyłania komunikatów SMS z telefonu komórkowego administratora systemu bez potrzeby połączenia z Internetem,

• możliwość wysyłania komunikatów SMS do jednej, wielu bądź wszystkich grup utworzonych w systemie,

• rejestracja mieszkańców do systemu na podstawie wysyłania krótkich kodów w wiadomości SMS,

• automatyczne wysłanie informacji SMS z potwierdzeniem rejestracji i wyrejestrowania użytkownika z systemu,

• rejestracja do systemu poprzez numer dostępowy z końcówką „112” , numer rozpoznawalny i kojarzony z ogólnopolskim numerem ratunkowym  „112”,

• zdefiniowane pole nadawcy wysyłanego komunikatu wyświetlane zamiast numeru telefonu,

• monitorowanie ilości użytkowników zarejestrowanych w poszczególnych grupach,

• import/export kontaktów z pliku xls, csv, w ramach grup zamkniętych,

• wysyłanie komunikatów SMS na podstawie określonego harmonogramu,

• bieżąca weryfikacja ilości, treści przesłanych wiadomości oraz kosztów z tym związanych,

• archiwizacja prowadzonej korespondencji z możliwością eksportu,

• możliwość równoległej wysyłki e-mail, SMS, SMS mobilny,

• możliwość tworzenia grup czasowych z funkcją automatycznego wyrejestrowania,

• dołączona mobilna aplikacja dedykowana na tradycyjne telefony komórkowe z dostępem do Internetu,

• możliwość integracji systemów na wszystkich szczeblach administracji samorządowej oraz rządowej z zastosowaniem automatycznego, bezpłatnego przesyłania informacji SMS między WCZK; PCZK; GCZK,

• automatyczny raport odebrania, przeczytania i przesłania dalej wiadomości SMS,

• możliwość wysyłania wiadomości sms złożonej z 1530 znaków, czyli 10 SMS,

• możliwość włączenia/ wyłączenia polskich znaków tekstowych,

• możliwość wysyłania komunikatów klasy 0, tzw. flash SMS,

• możliwość dowolnej rozbudowy i dostosowywania systemu w tym również możliwość integracji z innymi systemami teleinformatycznymi,­­­­

• w ramach funkcjonalności aplikacji mobilnej dedykowanej na urządzenia mobilne z oprogramowaniem Android i IOS możliwość:

- stosowania nielimitowanej liczby znaków,

- przesyłanie wiadomości/ plików video,

- przesyłanie wiadomości/ plików dźwiękowych,

- przesyłanie wiadomości/ plików graficznych (zdjęć)

- bezpłatne pobieranie aplikacji z ogólnodostępnych sklepów internetowych adekwatnych do oprogramowania

- automatyczne pobranie aplikacji za pomocą qr- code,

- wysyłka komunikatów SMS GSM oraz komunikatów mobilnych powinna odbywać się z poziomu 1 panelu administracyjnego

 

 

Kwestie prawne:

• wykonawca będzie Administratorem Danych Osobowych wszystkich użytkowników grup publicznych,

• wykonawca stosuje się do przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych,

• wykonawca potwierdza posiadanie przynajmniej 1 zgłoszonego zbioru przetwarzania danych osobowych w GIODO w zakresie mieszkańców i turystów zarejestrowanych w systemie z uwzględnieniem wymaganego najwyższego poziomu zabezpieczeń,

• wykonawca świadczy usługi zgodne z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

• wykonawca przygotuje regulaminy korzystania z systemu dla użytkowników końcowych z podaniem linka do regulaminu w ofercie.

 

Bezpieczeństwo systemu:

• serwery mieszczące się w co najmniej dwóch różnych kolokacjach z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa,

• serwery mieszczące się na terytorium Rzeczpospolitej Polski,

• możliwość wysłania komunikatu SMS za pomocą różnych operatorów telefonii komórkowej w Polsce,

• dostęp do systemu poprzez połączenie szyfrowane typu https, ssl,

• włączona kontrola sesji w przypadku braku aktywności użytkownika.

 

 

Wdrożenie systemu:

• przeprowadzenie szkoleń dla administratorów systemu w siedzibie Zamawiającego,

• dostarczenie szczegółowych instrukcji obsługi systemu z poziomu użytkownika i administratora, a także ich wersji elektronicznych,

• przygotowanie materiałów promocyjnych w postaci:

- baneru na stronę internetową wraz ze szczegółowym opisem sposobu rejestracji w systemie SMS oraz z pobraniem aplikacji mobilnej,

- 100 sztuk plakatów formatu A2 full color,

- 5000 sztuk ulotek formatu DL full color,

• wykonawca zapewni w ramach aktywacji systemu min. 30 000 wiadomości SMS GSM,

• po przekroczeniu dostępnej puli SMS GSM możliwość wysyłania wiadomości zostanie zablokowana.

IV. Wymagania wobec oferenta:

Wymagane dokumenty:

• potwierdzenie posiadania przynajmniej 1 zgłoszonego do GIODO zbioru bazy mieszkańców zarejestrowanych w systemie SMS,

• potwierdzenie z dwóch różnych centrów kolokacyjnych posiadania serwerów

 

V. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

 

1. 1. Wykonawca winien obliczyć cenę za realizację zamówienia, z uwzględnieniem wszystkich składników cenotwórczych i wpisać cenę brutto w formularzu cenowym.

   2. Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich.

   3. Cena oferty stanowi wartość umowy i będzie niezmienna w toku realizacji całej umowy.

W trakcie oceny ofert pod uwagę będzie brana cena. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami.

VI. Miejsce i termin złożenia ofert:

 

Oferty należy składać do dnia 20 czerwca 2013 do godz.15.30 w formie papierowej na adres Zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, 17-200 Hajnówka ul. A. Zina 1 lub elektronicznej na e-mail platforma.promocja@powiat.hajnowka.pl Liczy się data wpływu do Starostwa.

Osoba do kontaktu w sprawie oferty: Aneta Kostecka, tel. (85) 682 30 47, fax (85) 682 42 20, e-mail: platforma.promocja@powiat.hajnowka.pl

 

VII. Termin związania ofertą:

 

Wykonawca pozostaje wiązany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

 

VIII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty:

 

O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli ofertę cenową.

 

Zał. Nr 1 Oferta cenowa.