Hajnówka, 21 sierpnia 2019 r.

Numer sprawy: OA.272.35.1.2019

ZAPYTANIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia polegającego na organizacji „usługi cateringowej” dla uczestników warsztatów wraz z oprawą muzyczną, w  miejscu wskazanym przez Zamawiającego, w odległości do 20 km od miejscowości Hajnówka.

Usługa jest realizowana w ramach projektu MARA – mobilność i dostępność na obszarach wiejskich – nowe podejścia do rozwijania koncepcji mobilności w odległych obszarach (Interreg Baltic Sea Region).

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

Załącznik:

Warunki zamówienia

Starosta Hajnowski

Andrzej Skiepko

 _________________________________________________________________________________

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
• inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

                ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu                   zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z                             uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

______________________________________________________________________________________

WARUNKI ZAMÓWIENIA

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:

Powiat Hajnowski

ul. A. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP: 6030017563, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

II. Przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest:

Organizacja „usługi cateringowej” dla uczestników warsztatów wraz z oprawą muzyczną, w  miejscu wskazanym przez Zamawiającego w odległości do 20 km od miejscowości Hajnówka, w ramach projektu MARA – mobilność i dostępność na obszarach wiejskich – nowe podejścia do rozwijania koncepcji mobilności w odległych obszarach (Interreg Baltic Sea Region).

1. Świadczenie usługi cateringowej polegać ma na przygotowaniu, dostarczeniu i podaniu posiłków (rozłożenie na stołach) na miejscu dla 50 osób - uczestników warsztatów w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w odległości do 20 km od miejscowości Hajnówka. Zamawiający wskaże Wnioskodawcy miejsce wykonania usługi w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy.

A) W ramach usługi cateringowej Wykonawca dostarczy:

• Dania ciepłe:

Bigos

Kiszkę ziemniaczaną

Babkę ziemniaczaną z surówką

Kiełbasę na ognisko

Pierogi

                                           - każdy rodzaj minimum 250 g  na osobę,

• Przystawki:

smalec

słoninę

ogórki kiszone

wędliny regionalne

chleb

sałatki – 2 rodzaje

                                            – każdy rodzaj minimum 150 g na osobę,

• wodę niegazowaną, gazowaną i napoje niegazowane – 0,5 l na osobę,
• ketchup, musztarda, serwatki, sztućce jednorazowe w ilości odpowiadającej potrzebom 50. uczestników.

B) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:

1. przygotowania stołów, ekspozycji menu, posprzątania po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu);
2. dbałości o estetykę miejsca podawania wyżywienia – wszystkie dania zostaną podane w naczyniach jednorazowych, napoje – w butelkach. Do podawania napojów wykonawca zapewni jednorazowe kubki;
3. zapewnienia serwisu gastronomicznego, dania gorące umieszczone w termosach;
4. organizacji cateringu o ustalonej godzinie w miejscu realizacji usługi wskazanym przez Zamawiającego; czas realizacji usługi – 4 godziny;
5. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie;
6. zapewnienia obsługi cateringowej - minimum 1 osoba w trakcie trwania spotkania.

C) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż w ciągu tygodnia przed planowanym terminem spotkania. Zamawiający niezwłocznie dokona wyboru i akceptacji menu zaproponowanego przez Wykonawcę.

D) Zamawiający poinformuje Wykonawcę o preferencjach żywieniowych uczestników nie później niż w ciągu tygodnia przed planowanym terminem spotkania.

2. Oprawa muzyczna:

Wykonawca zapewni oprawę muzyczną w formie występu akordeonisty, trwającego nie krócej niż 2 godziny.

3. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważnione są: Pani Magdalena Sierocka, pokój nr 9 Starostwa Powiatowego w Hajnówce, tel. (85) 682 48 36, e-mail: oswiata@powiat.hajnowka.pl, Pani Katarzyna Miszczuk, pokój nr 7 Starostwa Powiatowego w Hajnówce, tel. 85 682 47 68, e-mail: redakcja@powiat.hajnowka.pl

III. Termin wykonania zamówienia.

11 wrzesień 2019 r.

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

Waga kryterium: Cena – 100 %

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) właściwego dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy.

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszych Warunków Zamówienia.

VII.  Oferta powinna zawierać:

1. Wypełniony „Formularz oferty” – zgodnie z załącznikiem Nr 1 do zapytania ofertowego,
2. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zgodnie z załącznikiem Nr 2 do zapytania ofertowego,
3. Parafowany wzór umowy – zgodnie z załącznikiem Nr 3 do zapytania ofertowego.

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 28 sierpnia 2019 r. do godz. 12.00

IX. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik do Warunków Zamówienia.

X. Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XI. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Druk „Formularz oferty” – zał. Nr 1 do zapytania ofertowego
2. Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zał. Nr 2 do zapytania ofertowego
3. Wzór umowy – zał. Nr 3 do zapytania ofertowego

                                                                                   Sekretarz Powiatu Danuta Rola

 (podpis i pieczęć Naczelnika Wydziału/osoby upoważnionej)

Zatwierdził:

Starosta Hajnowski

Andrzej Skiepko

Hajnówka, dnia 21.08.2019