Dostępny samorząd - granty

Znak:OA.272.9.2023

Hajnówka, 10 lutego 2023 r.

 Zapytanie ofertowe

Zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto dla Starostwa Powiatowego w Hajnówce, zapraszam do złożenia oferty na realizację zamówienia:

I. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia:

Wykonanie dwóch filmów 5-8 minutowych (każdy) w polskim języku migowym, z lektorem i audiodeskrypcją, w tekście łatwym do czytania, prezentujących: katalog wniosków i sposób załatwienia spraw w Starostwie Powiatowym w Hajnówce (pierwszy film) i Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie (drugi film).

Usługa realizowana w ramach przedsięwzięcia grantowego: Likwidacja barier architektonicznych i informacyjno-komunikacyjnych w siedzibie Starostwa Powiatowego w Hajnówce i Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Hajnówce oraz likwidacja barier informacyjno-komunikacyjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Hajnówce i Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Hajnówce – jednostkach organizacyjnych Powiatu Hajnowskiego, z projektu PFRON „Dostępny samorząd – granty”, w ramach działania 2.18. Programu Operacyjnego Wiedza- Edukacja -Rozwój 2014-2020,

II. Opis i warunki udziału w postępowaniu:

2.1. Opis Przedmiotu zamówienia:

1) Każdy film powinien zawierać:

• wstęp, tytuł wraz z logotypami, wskazującymi na finansowanie filmu ze środków UE oraz oznaczenie jednostki samorządu terytorialnego której, dotyczy film.
• treść wraz z nagraniami, napisami, lektorem i PJM
• napisy końcowe wraz z linkiem do strony internetowej jednostki samorządu terytorialnego oraz informacją w ramach jakiego projektu został przygotowany przedmiotowy film.

2) Informacje/grafiki niezbędne do umieszczenia na wstępie i zakończeniu filmu zostaną udostępnione przez Zamawiającego w ciągu 5. dni od dnia podpisania umowy.

3) Filmy winny zostać wykonane w standardzie odpowiadającym jakości rynkowej filmów reklamowych – jakość zapisu HD, w formacie MP4.

4) Filmy winny zostać dostarczone do Zamawiającego na nośniku zewnętrznym oraz umieszczone na dysku internetowym (chmurze) z dostępem dla Zamawiającego w terminie do 31 maja 2023 r.

5) Filmy zostaną przygotowane zgodnie z roboczymi wersjami scenariuszy przekazanymi Wykonawcy. Wykonawca na tej podstawie zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu ostatecznej wersji scenariusza – która będzie podlegała zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Terminy udostępnienia reguluje umowa, stanowiąca załącznik nr 3.

6) Zamawiający dołącza do zapytania przykładowy scenariusz – załącznik nr 5, wskazujący na konwencję, w jakiej ma być utrzymana realizacja obu produkcji.

7) Filmy mogą zawierać nagrania pracowników Urzędu i/lub przedstawicieli organów władzy wykonawczej. W przypadku wystąpienia nagrań, o których mowa w zdaniu pierwszym – Wykonawca odpowiada za pozyskanie zgód na przetwarzanie/wykorzystanie wizerunku, w tym zapewnienie zgodności wykonywanej usługi z przepisami dot. przetwarzania danych osobowych.

8) Filmy powinny uwzględniać głównie autorskie zdjęcia/nagrania wykonane przez Wykonawcę na miejscu tj. pod adresem/adresami, gdzie mieszczą się wskazane przez Zamawiającego jednostki samorządu terytorialnego lub nagrania/zdjęcia, którymi dysponuje Wykonawca. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich do ujęć wykorzystanych w filmach.

9) Filmy powinny zostać zrealizowane z napisami, podkładem głosowym i tłumaczem PJM. Wykonawca na przygotowanie dwóch filmów na miejscu powinien zaplanować przynajmniej 2 dni zdjęciowe.

2.2. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie poniższe warunki:

• Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: 

Zamawiający nie precyzuje warunku w niniejszym zakresie.

• Posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne dla realizacji zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia:

Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 2 filmy z tłumaczem PJM o długości min. 2 min każdy. Wykaz usług potwierdzający doświadczenie wykonawcy stanowi załącznik nr 2.

• Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Należy wykazać dysponowanie: przynajmniej jedną osobą posiadającą certyfikat T2 tłumacza PJM lub Certyfikat Tłumacza Polskiego Języka Migowego wydawany przez Polski Związek Głuchych, należy potwierdzić spełnienie tego warunku składając oświadczenie w treści formularza ofertowego (załącznik nr 1).

• Wykonawca nie posiada powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym.

W postępowaniu nie mogą brać udziału oferenci, którzy są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja warunku: oświadczenie Wykonawcy - zgodnie z wzorem przedstawionym przez Zamawiającego (załącznik nr 4).

III. Warunki zamówienia:

• Termin realizacji zamówienia: 31 maja 2023 r. tj. data przekazania Zamawiającemu gotowych dwóch filmów.
• Zrealizowanie usługi zostanie potwierdzone protokołem odbioru zamówienia przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego, w którym potwierdzi on zgodność wykonanych prac z zamówieniem przedmiotu umowy.
• Warunki płatności :

Płatność wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na:  

NABYWCA:  Powiat Hajnowski

1. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka

NIP: 6030017563

ODBIORCA  Starostwo Powiatowe w Hajnówce

ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, NIP: 5431825742

IV. Kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag, oraz sposobu oceny:

Kryterium/ waga: cena – 100%

V. W imieniu Zamawiającego postępowanie prowadzi:

Katarzyna Miszczuk, tel. 85 682 47 68 e-mail: redakcja@powiat.hajnowka.pl

VI. Tryb postępowania : ZAPYTANIE OFERTOWE

• Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w sekretariacie, ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, pokój nr 19 lub przesłać pocztą za pomocą poczty elektronicznej na adres sekretariat@powiat.hajnowka.pl, w terminie do dnia 20 lutego 2023 r. do godz. 10.00, opatrzone napisem : „ Zapytanie ofertowe na ………………………………………………”
• Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i przepisami prawa.
• Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
• Niespełnienie wymagań postępowania oraz brak wymaganych dokumentów spowoduje odrzucenie oferty.

VII. Oferta musi zawierać następujące informacje i dokumenty :

• Wypełniony „Formularz oferty”
• Wykaz usług potwierdzający doświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 2
• Parafowany wzór umowy – załącznik nr 3
• Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 4

8. Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze telefonicznie, emailem lub pisemnie w terminie 2 dni.
9. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zobowiązany będzie do podpisania umowy w terminie 5 dni od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.
10. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami, którzy złożą ofertę.
11. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
12. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

Sporz. Katarzyna Miszczuk

(podpis i pieczątka pracownika)

                                                                                   Starosta Hajnowski Andrzej Skiepko

                                                                                   (podpis Starosty lub osoby upoważnionej)