Ogłoszenie nr 500181626-N-2018 z dnia 01-08-2018 r.

Powiat Hajnowski: "Organizacja i przeprowadzenie 2 marszów na orientację „Bioróżnorodność Puszczy Białowieskiej”

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
Puszcza i ludzie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 591259-N-2018

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

1. 1) NAZWA I ADRES:

Powiat Hajnowski, Krajowy numer identyfikacyjny 5065858000000, ul. ul. Aleksego Zina  1, 17200   Hajnówka, woj. podlaskie, państwo Polska, tel. 856 823 371, e-mail przetargi@powiat.hajnowka.pl, faks 856 824 220.
Adres strony internetowej (url): www.powiat.hajnowka.pl, www.puszczailudzie.info

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

"Organizacja i przeprowadzenie 2 marszów na orientację „Bioróżnorodność Puszczy Białowieskiej”

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 2 imprez o nazwie Marsz na orientację „Bioróżnorodność Puszczy Białowieskiej”. Zamówienie obejmuje opracowanie koncepcji gry terenowej, zorganizowanie i koordynacja przebiegu wydarzeń zapewnienie nagród uczestnikom wydarzenia oraz zorganizowanie uroczystości podsumowania imprezy Ilość wydarzeń: 2 Planowany termin przeprowadzenia imprezy : • sierpień 2018 r. - wrzesień 2018 r. ( I wydarzenie) • maj - 10 czerwiec 2019 r. (II wydarzenie) Imprezy powinny zostać zrealizowane w dniu wolnym od pracy (sobota lub niedziela), dokładny termin należy uzgodnić z Zamawiającym. Czas trwania imprezy i długość trasy • Czas trwania pojedynczego wydarzenia min. 4 godz. zegarowe • Długość trasy od 2 do 4 km. Grupa docelowa marszu: Przedsięwzięcie skierowane jest do społeczności lokalnej, turystów z powiatu hajnowskiego. Uczestnikami gry mogą być osoby wieku od 6 lat, bez określenia górnej granicy wieku. Preferowane drużyny 3-5 osobowe, wielopokoleniowe. Liczba uczestników: ok. 50 osób x 2 (wydarzenia) = ok. 100 osób Zasięg: teren Puszczy Białowieskiej w bezpośrednim sąsiedztwie z miastem Hajnówka 3. Zakres prac Wykonawcy: A. Kompleksowe opracowanie koncepcji gry terenowej, w tym: hasło przewodnie, scenariusz gry, zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy B. Dokonanie uzgodnień formalnych z zarządcą terenu, na którym będzie odbywał się marsz. C Promocja wydarzenia za pomocą plakatów informacyjnych rozmieszczonych na terenie Powiatu Hajnowskiego (minimum 30 plakatów o formacie A5 w kolorze, które Wykonawca rozwiesi w każdej gminie powiatu hajnowskiego) i informację w lokalnych mediach (1 ogłoszenie w prasie lokalnej i 1 ogłoszenie w telewizji kablowej) Ogłoszenie w prasie lokalnej powinno pojawić się na 2 tygodnie przed organizowanym wydarzeniem. Ogłoszenie powinno być kolorowe, o wymiarach: długość od 11cm do 12 cm, szerokość od 9 cm do 10 cm. Na dole ogłoszenia muszą znajdować się logotypy Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, herb Powiatu Hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW Dofinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Ogłoszenie w telewizji kablowej (emitowanej co najmniej na terenie miasta Hajnówka) powinno zostać wyemitowane na 2 tygodnie przed organizowanym wydarzeniem. Ogłoszenie w formie graficznej planszy z tekstem emitowane w godzinach popołudniowych. Czas prezentacji ok. 30 sekund. Liczba emisji min. 5 razy. Na dole ogłoszenia muszą znajdować się logotypy Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, herb Powiatu Hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW Dofinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Gotowy projekt ogłoszenia do umieszczenia w prasie lokalnej jak i projekt ogłoszenia do emisji w telewizji kablowej należy przedstawić Zamawiającemu na płycie CD/ DVD w powszechnie stosowanym formacie lub za pomocą załącznika do wiadomości email, do konsultacji przed przekazaniem go do lokalnej gazety i telewizji. Wszystkie części zrealizowanej promocji muszą być udokumentowane zgodnie z treścią niniejszego zapytania i umowy. D. Nabór uczestników Marszu na orientację (wspólnie z Zamawiającym). E. Koordynacja przebiegu gry terenowej obejmująca: • Przeprowadzenie rejestracji uczestników • Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych dla każdego z uczestników gry, obejmujących minimum: kolorowe mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%; , woda mineralna niegazowana 0,5 l, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 20%; baton czekoladowy, karta konkursowa w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn +10%. • Opracowanie mapy do orientacji turystycznej w skali 1:10 000 lub większej. Mapa ma zawierać aktualne informacje o układzie dróg, rzeźbie terenu, granicach kultur leśnych. • Ustawienie w terenie około 15 (na ok. 3 km) punktów kontrolnych do odnalezienia. Dodatkowo wyznaczyć 3 miejsca do przeprowadzenia zadań specjalnych (różnorodność, historia, ochrona przyrody). Wyznaczone miejsca powinny być odpowiednio usytuowane, mniej więcej w równych odstępach między punktami. • Przygotowanie pytań w zakresie 3 kategorii: Różnorodność biologiczna -rozpoznawanie roślin i zwierząt mieszkańców puszczy, Trochę puszczańskiej historii, Formy ochrony przyrody w Puszczy Białowieskiej. Pytania powinny zostać przygotowane przez osobę wykwalifikowaną o potwierdzonym wykształceniu przyrodniczym i doświadczeniu odnośnie popularyzacji wiedzy o Puszczy Białowieskiej. Pytania muszą zostać przedstawione Zamawiającemu do akceptacji minimum 2 tygodnie od realizacji imprezy. • Zapewnienie i rozstawienie sprzętu oraz dokonanie jego demontażu po zakończeniu imprezy w uzgodnieniu z zarządcą terenu • Zapewnienie, podłączenie i uruchomienie nagłośnienia oraz dokonanie jego demontażu po zakończeniu, w uzgodnieniu z zarządcą terenu. • Moderowanie przebiegu imprezy. • Zorganizowanie uroczystego zakończenia imprezy wraz z wręczeniem nagród i dyplomów dla uczestników marszu. • Zorganizowanie ogniska integracyjnego na zakończenie imprezy dla wszystkich uczestników wraz z zapewnieniem menu dla każdego uczestnika: bigos – gramatura 250g, kiełbasa do ogniska - gramatura 120g, chleb - gramatura 100g, musztarda - gramatura 10g, ketchup - gramatura 10g, kawa/herbata – 250 ml) wraz z zapewnieniem obsługi wydawania posiłków F. Zapewnienie nagród rzeczowych dla uczestników marszu - łączna pula nagród rzeczowych nie może być niższa niż kwota wys. 4 000,00 zł ( słownie cztery tysiące złotych) w tym nagrody główne za zajęcie pierwszego, drugiego oraz trzeciego miejsca o odpowiednio zróżnicowanych wartościach. Wydawanie nagród musi być udokumentowane „protokołami przekazania/odbioru nagrody”, które następnie będą przekazane Zamawiającemu wraz z „Raportem przebiegu gry terenowej”). Każdy uczestnik marszu musi otrzymać symboliczną drobną pamiątkę nawiązującą do regionu Puszczy Białowieskiej - kubki z nadrukiem nawiązującym do puszczy. Główni zwycięzcy (trzy pierwsze miejsca) powinni dodatkowo otrzymać nagrody o większej wartości, np. nagrody sportowe, książki o tematyce przyrodniczej. Nagrody muszą wcześniej uzyskać akceptację Zamawiającego, a ich cena udokumentowana. G. Zapewnienie wykwalifikowanej i doświadczonej kadry do prowadzenia marszu na orientację - minimum 4 osoby. H. Zapewnienie niezbędnych materiałów/sprzętu do realizacji zamówienia I. Zapewnienie zabezpieczenia imprezy - ambulansu medycznego w liczbie: minimum 1 szt. z obsadą personalną. J. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej imprez (OC) i ubezpieczenia NNW na kwotę minimum 20 000,00zł (słownie dwadzieścia tysięcy złotych). Dowody zawarcia umów ubezpieczenia winny być przedstawione Zamawiającemu co najmniej na 7 dni przed datą wydarzenia. I. Uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy. J. Właściwe przygotowanie i oznakowanie punktów gry terenowej, niezbędne do przeprowadzenia imprezy oraz zapewnienie niezbędnego sprzętu dla wskazanej w zamówieniu liczby osób. K. Zapewnienie koszy na śmieci i uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę. L. W ciągu 7 dni roboczych od daty zakończenia imprezy Wykonawca przekaże Zamawiającemu cały materiał dokumentujący przebieg marszu na orientację, w tym zwłaszcza: • zdjęcia z imprezy w ilości minimum 50 sztuk na płycie CD/DVD Zdjęcia powinny być w formacie JPG, wysokiej jakości - w rozdzielczości umożliwiającej ich wykorzystanie do profesjonalnych wydruków np. w broszurach informacyjno-promocyjnych • egzemplarz archiwalnych mapek gracza, pytań, karty odpowiedzi itp. • listę uczestników wraz z oświadczeniami zgody na wykorzystanie danych osobowych i wizerunku zgodnie z treścią oświadczenia przekazanego przez Zamawiającego. • raport z przebiegu gry terenowej Wszystkie materiały i dokumenty dot. marszu na orientację powinny zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów: znaki FE i UE, herb powiatu hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 92000000-1

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

 IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

 IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie   na podstawie art.  ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Nie dotyczy