Znak sprawy: OA.272.8.2018                                                                           Hajnówka, 5.02.2018 r.

                                                              Załącznik nr 1 do Zapytania  ofertowego nr 3/2018

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 I. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski

ul. A. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  603-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl, www.powiat.hajnowka.pl

 II. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

III.   Przedmiot zapytania ofertowego:

1. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie ogłoszeń reklamowych w telewizji kablowej/regionalnej oraz nagranie i emisja programów w telewizji kablowej (emitowanych co najmniej na terenie miasta Hajnówka) w ramach projektu „Puszcza i ludzie”:

• debata dla dorosłych na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej: ogłoszenie, reportaż,
• 3 spotkania otwarte dla mieszkańców: ogłoszenie i reportaż.

2.Główne założenia:

1. Ogłoszenia w telewizji kablowej/regionalnej (emitowanych co najmniej na terenie miasta Hajnówka)

• Opracowanie scenariusza uzgodnionego z Zamawiającym i produkcja na jego podstawie reklamy zachęcającej do udziału odbiorców projektu o których mowa w pkt. III powyżej w debatach i spotkaniach otwartych opartej o materiały dostarczone przez Zamawiającego ( zdjęcia w jpg, loga) dla każdej kampanii
• 4 kampanie tego samego ogłoszenia w telewizji kablowej,
• czas prezentacji – około 15s.
• terminy emisji ogłoszeń: luty 2018 – kwiecień 2019 w zależności od faktycznych terminów spotkań. Emisja powinna odbyć się w okresie dwóch tygodni przed planowaną debatą/spotkaniem.
• ilość emisji w ramach każdej kampanii- min 4 emisje nie częściej niż 1 raz w tygodniu,
• emisja ogłoszenia reklamowego ok. godziny 18.

Ogłoszenia muszą uwzględniać co najmniej: czas i miejsce przeprowadzenia debaty lub spotkania otwartego, temat spotkania, informacje o sposobie rekrutacji na spotkanie, dane dotyczące finansowania projektu ze środków Unii Europejskiej/NFOŚiGW. Ogłoszenia muszą uwzględniać rodzaj odbiorcy pod względem zastosowanego języka oraz dostępności przekazywanych informacji.

2. Nagranie i emisja programów(reportaży) w telewizji kablowej/regionalnej (emitowanych co najmniej na terenie miasta Hajnówka)

• ilość nagranych programów – 4 szt.
• terminy emisji programów marzec 2018 – maj 2019 w zależności od faktycznych terminów spotkań.

Program nr 1:

• Nagranie spotkania „Debata dla dorosłych na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej”
• planowany termin wydarzenia – 16 marzec 2018 r.
• Dokonanie na podstawie obiektywnych przesłanek wyboru najciekawszych elementów debaty oraz opracowanie na jego podstawie scenariusza nagrania przedstawionego do uzgodnienia z Zamawiającym,
• emisja nagrania w sieci kablowej - min.4 emisje nie częściej niż 1 raz w tygodniu,
• długość programu ok.1 godzina

Program nr 2,3,4:

• zapewnienie lektora oraz nagranie spotkania otwartego dla mieszkańców wraz z wywiadami przeprowadzonymi przez Wykonawcę z min. 5 uczestnikami spotkania,
• Dokonanie na podstawie obiektywnych przesłanek wyboru najciekawszych wywiadów oraz opracowanie na jego podstawie scenariusza nagrania przedstawionego do uzgodnienia z Zamawiającym,
• wykonanie reportażu ze spotkań,
• obróbka reportażu z lektorem,
• emisja reportażu- min. 4 emisje nie częściej niż 1 raz w tygodniu,
• długość programu ok. 30min.

3. Pierwsza emisja nagrania i reportażu odbędzie się nie później niż w okresie 2 tygodni od daty nagrania spotkania. Reportaż musi uwzględniać co najmniej: dane dotyczące finansowania projektu ze środków Unii Europejskiej/NFOŚiGW, kluczowe zagadnienia poruszone w trakcie debat – min. 3. Reportaż musi uwzględniać rodzaj odbiorcy pod względem zastosowanego języka, oprawy muzycznej oraz dostępności przekazywanych informacji.
4. Każdorazowo po wykonaniu ogłoszenia oraz nagrania i emisji programu (reportażu) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu na płycie CD w formacie powszechnie dostępnym nagranie reportażu pochodzące z emisji w telewizji kablowej/regionalnej na dowód wykonania usługi.

IV. Termin realizacji zamówienia:

Na wykonanie usługi przewiduje się okres od podpisania umowy do 31.05.2019 r.

V. Wymagania wobec oferenta:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Zapewnienie dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług.

VI. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

1. Cena.

Kryterium: Cena – 100 %

Sposób obliczenia:

                                       wartość brutto oferty najtańszej

               Wartość punktowa =    wartość brutto oferty badanej       X 100 %

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą liczbę punktów.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

VIII. Oferta powinna zawierać:

1.Wypełniony „Formularz oferty” - zał. nr 2,

2.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4

3. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 5

IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

Dla ofert pisemnych:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,

17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia  12.02.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20 w terminie do dnia 12.02.2018 r.

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:

Oferty należy przesłać na adres e-mail: lucyna.lewczuk@powiat.hajnowka.pl w terminie do dnia  12.02.2018 r.

X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Formularz oferty - zał. nr 2,
2. Wzór umowy - zał. nr 3,

3.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4

5. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 5.

                                                                                                      ….....…..................................                                                                             

                                                                                                      (podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdził:

…............................................................

Starosta /Wicestarosta

Hajnówka, 5.02.2018 r.