Znak sprawy: PP.042.4.19.2017                                                                   Hajnówka, 20.12.2017

Powiat Hajnowski

A. Zina 1

17-200 Hajnówka

Zapytanie ofertowe nr 9/2017

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

wynajem sali konferencyjnej na potrzeby realizacji  projektu "Puszcza i ludzie".

Projekt „Puszcza i ludzie” dofinansowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 - 2020, Oś priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

                                                                                                       Z poważaniem

Załącznik:

-           Warunki zamówienia

_______________________________________________________________________________________________

Znak sprawy: PP.042.4.19.2017                                                                   Hajnówka, 20.12.2017

                                                               Załącznik nr 1 do Zapytania  ofertowego nr 9/2017

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 I. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski

A.Zina  1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  603-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl, www.powiat.hajnowka.pl

 II. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

III.   Przedmiot zapytania ofertowego:

1. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego wynajem sali konferencyjnej mieszczącej ok. 80 osób na organizację 5 wydarzeń w ramach projektu "Puszcza i ludzie":

- 2 debat na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej (2 wydarzenia);

- 3 spotkań otwartych dla mieszkańców (3 wydarzenia).

2. Założenia usługi
3. Sala konferencyjna - czas wykorzystania: styczeń 2018- czerwiec 2019:

• 2 debaty na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej: styczeń 2018 – czerwiec 2018;
• 3 spotkania otwarte dla mieszkańców: styczeń 2018 - marzec 2019.

- sala o wielkości nie mniejszej niż 160 m, mieszcząca nie mniej niż 80 osób;

- miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkań, ustawienie w sali audytorium;

- wyposażenie sali w: rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej, laptop, flipchart z arkuszami papieru i pisakami, projektor multimedialny, ekran, odpowiednie oświetlenie i możliwość zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji, 3 mikrofony, w tym 2 bezprzewodowe;

2. Wykonawca zapewni obsługę techniczną w zakresie sprzętu multimedialnego i komputera podczas przeprowadzanych wydarzeń;
3. Zamawiający wymaga, aby sala konferencyjna była oświetlona, ogrzewana (jeżeli zajdzie potrzeba);
4. Uczestnicy w trakcie wydarzeń mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, oddzielnej sali/ holu;
5. Sale muszą być dostępne dla osób niepełnosprawnych.
6. Planowane terminy wydarzeń mogą ulec zmianie. Zamawiający na 2 tygodnie przed planowanym wydarzeniem uzgodni z Wykonawcą możliwy termin udostępnienia sali.
7. Wszystkie spotkania odbywać się będą w Powiecie Hajnowskim, mieście Hajnówka.
8. Wykonawca usługi zapewni stały kontakt z Zamawiającym.
9. Oferta cenowa Wykonawcy pokrywa wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia.

IV. Termin realizacji zamówienia:

Na wykonanie usługi przewiduje się okres od podpisania umowy do 30.06.2019 r.

V. Wymagania wobec oferenta:

1. Zapewnienie dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług.

VI. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

1. Cena.

Kryterium: Cena – 100 %

Sposób obliczenia:

                                       wartość brutto oferty najtańszej

               Wartość punktowa =    wartość brutto oferty badanej       X 100

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą liczbę punktów.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

VIII. Oferta powinna zawierać:

1.Wypełniony „Formularz oferty” - zał. nr 2,

2.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4

3. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 5,

 IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

Dla ofert pisemnych:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,

17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 04.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20 w terminie do dnia 04.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:

Oferty należy przesłać na adres e-mail: lucyna.lewczuk@powiat.hajnowka.pl w terminie do dnia  04.01.2018 r.

 X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

 XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Formularz oferty - zał. nr 2,
2. Projekt umowy - zał. nr 3,

3.Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4

4. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu - zał. nr 5

                                                                                               ….....…..................................                                            

                                                                                                      (podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdził:

…............................................................

Starosta /Wicestarosta

Hajnówka,  20.12.2017r.