Zapytanie ofertowe nr 4/2013

na realizację usługi noclegowo – żywieniowej oraz wynajęcie sali podczas spotkań i szkolenia Rady Programowej w Gminie Białowieża

odbywających się w ramach projektu

„Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” realizowanego w  ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V Ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej

oraz

Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

 

 

1. Nazwa i adres zamawiającego:

 

Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1 17-200 Hajnówka

 

2. Tryb udzielenia zamówienia:

 

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn.zm.), zgodnie z Zarządzeniem Nr 28/08 Starosty Hajnowskiego z dnia 24 grudnia 2008 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce.

3. Przedmiot zapytania ofertowego:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi noclegowo – żywieniowej oraz wynajęcie sali podczas szkolenia i spotkań Rady Programowej w Gminie Białowieża w następujących terminach:

- 20-21.05.2013 r. (szkolenie)

- 14-15.06.2013 r. (spotkanie Rady Programowej)

- 4-5.10. 2013 r. (spotkanie Rady Programowej)

- 09-10.05. 2014 r. (spotkanie Rady Programowej)

- 19-20.12.2014 r. (spotkanie Rady Programowej)

Powyższe terminy mogą ulec zmianie na wniosek Zamawiającego.

Zamawiający wymaga realizacji niżej wymienionych usług, na potrzeby pobytu grupy 26- osobowej w Gminie Białowieża:

1. Usługa noclegowa - nocleg w pokojach 1- lub 2 - osobowych, posiadających własną łazienkę. Przewidywana liczba osobonoclegów:130.

2. Wynajem sali konferencyjnej na 28 osób wyposażonych min. we flipchart, ekran do projektora, projektor, laptop i stoliki dla uczestników, łączna przewidywana liczba godzin: 25, rozliczanych wg zgłoszonego przez Zamawiającego faktycznego zapotrzebowania i wykorzystania. Sale muszą być w dyspozycji co najmniej od godz. 8.00 do godz. 14.00.

3. Usługa żywieniowa w czasie spotkania w postaci: kolacji, śniadania, 1 obiadu dwudaniowego, 1 przerwy kawowej:

a) śniadania i kolacje: pieczywo jasne oraz ciemne z masłem, zimne przekąski, wędliny, sery do wyboru, kawa, herbata

b) wymagane menu obiadowe (1 porcja): danie gorące - zupa, porcja min. 300 ml., drugie danie gorące, min. 3 składniki, kompot lub sok lub napój (min. 300 ml), deser.

c) przerwy kawowe: kawa czarna, herbata czarna, herbata owocowa, 2 rodzaje soku (napoje bez ograniczeń), cukier, cytryna do herbaty, śmietanka do kawy, 2 rodzaje ciast oraz kruche ciastka, 3 rodzaje owoców;

Wykonawca zapewni sprzęt gastronomiczny oraz zastawę, sztućce, serwetki i wszystkie pozostałe elementy wymagane do prawidłowej realizacji usługi gastronomicznej oraz obsługę.

 

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminów spotkań i liczby osób korzystających z usługi noclegowo – żywieniowej w zależności od osób zgłaszających się na spotkanie.

Usługa zostanie rozliczona wg zgłoszonego przez Zamawiającego zamówienia złożonego najpóźniej 5 dni przed terminem poszczególnych spotkań.

 

IV. Warunki realizacji zamówienia:

1. Miejsce realizacji spotkań: obszar Gminy Białowieża.

2. Sala konferencyjna, pokoje noclegowe oraz miejsce świadczenia usług żywieniowych - śniadań, obiadów i kolacji zlokalizowane będą w ramach jednego budynku bądź kompleksu budynków. Serwis kawowy do spotkań zorganizowany zostanie w sali konferencyjnej lub w jej bezpośrednim otoczeniu.

3. Nocleg planowany jest z piątku na sobotę, spotkania Rady Programowej odbywać się będą w soboty.

4. Przewidywana liczba spotkań: 5

5. Wymagane jest zapewnienie miejsc parkingowych dla samochodów osobowych na czas realizacji szkolenia

6. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie zamówioną i przygotowaną ilość noclegów, godzin wynajmu sali konferencyjnej oraz usługi żywieniowej w trakcie spotkania (informacja o zapotrzebowaniu Zamawiającego będzie przekazywana z minimum 5-dniowym wyprzedzeniem przed spotkaniem).

7. Zaplanowana liczba uczestników może ulec zmianie ze względu na zmianę liczby uczestników spotkań.

8. Zamawiający wymaga min. 1-osobowej obsługi w każdym dniu realizacji szkolenia.

9. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.).

10. Warunkiem otrzymania wynagrodzenia przez Wykonawcę jest przedłożona po spotkaniu, poprawnie wystawiona faktura VAT.

11. Harmonogram spotkań oraz szacowana liczba uczestników każdego spotkania podana będzie Wykonawcy przed przystąpieniem do realizacji zadania z zastrzeżeniem, iż może on podlegać zmianom. O wszelkich zmianach Zamawiający będzie informował Wykonawcę nie później niż 5 dni przed spotkaniem, którego zmiana dotyczy.

 

V. Warunki płatności:

Przelew na rachunek bankowy, 14 dni po dostarczeniu faktury do Zamawiającego.

 

VI. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

2. Posiadają minimum 1-roczne doświadczenie w realizacji usług o podobnym charakterze.

3. Posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia.

4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

 

VII. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uznana ofertę, która spełnia warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz która opiewa na najniższą cenę brutto usług. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie kryterium zgodności formalnej z zapytaniem ofertowym.

W trakcie oceny ofert pod uwagę będzie brana cena brutto w przeliczeniu na 1 uczestnika szkolenia – 100 %

 

Wszystkie koszty nie wymienione w tym zapytaniu ofertowym muszę zostać pokryte przez Oferenta lub zawarte w cenie.

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej oferty zawierać będą taką samą cenę, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

Oferty częściowe, wariantowe lub nie uwzględniające innych warunków podanych w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z Wykonawcą w wypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania, unieważnienia zapytania lub nieprzyjęcia

żadnej oferty bez podawania przyczyn.

Warunki płatności zostaną ustalone w umowie pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.

 

VIII. Miejsce i termin złożenia ofert:

Oferty należy składać do dnia 16 maja 2013 r. w formie papierowej na adres Zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, 17-200 Hajnówka ul. A.Zina 1 lub elektronicznej na e-mail platforma.koordynator@powiat.hajnowka.pl.

Osoba do kontaktu w sprawie oferty: Lucyna Lewczuk, tel. (85) 682 30 46, fax (85) 682 42 20, e-mail: platforma.koordynator@powiat.hajnowka.pl

 

IX. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty:

 

1. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację o wyniku postępowania na własnej stronie internetowej oraz przekaże podmiotom, które złożyły oferty.

3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.

 

Zał. Nr 1 Oferta cenowa.