Hajnówka, 2019-02-20

Numer sprawy: OA. 272.13.2019

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na: "Przeprowadzenie audytu wewnętrznego: Funkcjonowanie oświaty - Efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Powiecie Hajnowskim”

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm. ) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

S T A R O S T A

Andrzej Skiepko

Załącznik:

• Warunki zamówienia
• Formularz oferty
• Wzór umowy
• Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO

Sporządził:

W. Pietruczuk

Tel. 506 762 902

2019-02-01

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
• inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

                ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu                   zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z                             uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

WARUNKI ZAMÓWIENIA

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:

Powiat Hajnowski

ul. Zina 1, 17-200 Hajnówka

Tel.: 85 682 27 18, faks: 85 682 42 20

NIP: 6030017563

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

II. Przedmiot zamówienia.

1. Tytuł zamówienia "Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie: Funkcjonowanie oświaty - Efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Powiecie Hajnowskim”
2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu w zakresie: Funkcjonowanie oświaty - Efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Powiecie Hajnowskim” w  tym:

• Zarządzania siecią szkół w Powiecie Hajnowskim, dla których Powiat  jest organem prowadzącym.
• Efektywności wykorzystania przydzielonej Powiatowi części oświatowej subwencji ogólnej.
• Wskazania możliwych do zastosowania ulepszeń w zakresie organizacji i finansowania oświaty.
• Wskazanie możliwych rozwiązań w celu osiągnięcia oszczędności w wydatkach na realizację zadań oświatowych.

3. Planowane tematy audytu:

3.1 Finansowanie oświaty w latach 2014-2018, w tym:

• analiza wysokości przydzielonej Powiatowi wielkości subwencji oświatowej
• analiza czynników kształtujących wysokość oświatowej subwencji ogólnej dla Powiatu Hajnowskiego oraz poszczególnych szkół,
• analiza wielkości wydatków budżetowych w Dziale Oświata dla Powiatu Hajnowskiego ze wskazaniem głównych kategorii wydatków,
• badanie efektywności zarządzania w zakresie przydzielonej części oświatowej subwencji ogólnej w odniesieniu do każdej szkoły, 
• analiza czynników kształtujących wysokość wydatków związanych z realizacją zadań oświatowych,
• specyfika finansowania Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego

3.2 Analiza wskaźników efektywnego zatrudnienia, w tym:

• analiza sieci szkół z uwzględnieniem liczby uczniów w poszczególnych placówkach oświatowych,
• analiza liczebności kadry nauczycielskiej (z uwzględnieniem stopnia awansu zawodowego)
• określenie optymalnej struktury zatrudnienia w szkołach z uwzględnieniem zapotrzebowania na godziny dydaktyczne w zależności od przedmiotu oraz szkoły.

1. Analiza organizacji oświaty w Powiecie Hajnowskim przez pryzmat optymalnych rozwiązań z uwzględnieniem specyfiki demograficznej i założonych celów organizacyjnych.
   5. Analiza możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na oświatę (przykłady).
   6. Analiza możliwych do zastosowania wariantów organizacji systemu oświaty w Powiecie Hajnowskim przez pryzmat efektywnego zarządzania przydzieloną subwencją oświatową i efektywnej obsługi placówek oświatowych.

       7 Rekomendacje i zalecenia w zakresie:

możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na oświatę

      8. Opracowanie raportu z zakończenia audytu.

      9. Zakres audytu:

• Zespół Szkół Ogólnokształcących w Hajnówce
• Zespół Szkół z Dodatkową Nauką Języka Białoruskiego w Hajnówce
• Zespół Szkół Zawdowych w Hajnówce
• Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Hajnówce

    10. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważniony jest: Pan Włodzimierz Pietruczuk – pokój nr 21, Starostwa Powiatowego w Hajnówce, tel. 85 682 30 47

III. Termin wykonania zamówienia.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

Od 15.03.2019 r. do 31.08.2019 r.

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

Wymagania dotyczące Wykonawcy:

• wykonawca ma obowiązek złożyć oświadczenie dotyczące posiadania wymaganych uprawnień przez Wykonawcę zgodnie z art. 286 ustawy o finansach publicznych - ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r, o finansach publicznych (Dz. U. t.j. z 2017, poz 2077 ze zm.)
• wykonawca ma złożyć oświadczenie o przeprowadzeniu co najmniej dwóch audytów, w tym jeden w zakresie oświaty w jednostce samorządu terytorialnego bądź w jej jednostkach organizacyjnych o wartości nie mniejszej niż 20000,00zł. każdy

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986)) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

1. Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT).
2. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.
3. Kryteria oceny ofert:

- Przy wyborze oferty do realizacji zamówienia zamawiający będzie się kierował kryterium:

  Najniższa cena – 100%

- Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta z najniższą ceną zaoferowaną przez Wykonawcę i odpowiadająca warunkom zamówienia.

- Cena podana przez Wykonawcę za  świadczoną usługę obowiązuje przez cały okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała zmianie.

- Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Starosta Hajnowski zastrzega sobie prawo przeprowadzenia rozmowy z oferentem – celem określenia tematu zadania audytowego.

- Wybór oferty nastąpi w terminie 5 dni od daty upływu terminu składania ofert.

- Powyższe zapytanie nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy z Wykonawcą.

- O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów, którzy uczestniczyli w postępowaniu.

VII. Oferta powinna zawierać:

1.Wypełniony „Formularz oferty”

2. Parafowany wzór umowy
3. Wykaz wykonanych usług
4. Oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach
5. Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferty należy złożyć do dnia 01.03.2019 r. do godz. 10:00

1. Osobiście w Starostwie Powiatowym w Hajnówce, ul. A. Zina 1, sekretariat (I piętro ,pok. 19). w zaklejonej kopercie na której należy wpisać :

Nazwę i adres Wykonawcy oraz "Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie: Funkcjonowanie oświaty - Efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Powiecie Hajnowskim”

2. Drogą pocztową (adres jw.) decyduje data i godzina wpływu oferty.

Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i zostaną zwrócone na adres Wykonawcy.

IX. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

            Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik do Warunków zamówienia.

X. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia:

„Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego i nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert bez podania przyczyny. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Oferentom nie przysługują  roszczenia w stosunku do Zamawiającego”.

XI. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do WZ.
2. Wzór umowy – załącznik Nr 2 do WZ
3. Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zał. Nr 3 do WZ
4. Oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach – Załącznik nr 4 do WZ
5. Wykaz wykonanych usług – Załącznik Nr 5 do WZ