Znak sprawy: OA.272.2.2018                                                                  Hajnówka, 11.01.2018 r.

 

 

Powiat Hajnowski

A. Zina 1

17-200 Hajnówka

 

 

Zapytanie nr 2/2018

 

ZAPROSZENIE

 

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

Opracowanie merytoryczne, wydruk i dostawę w wersji papierowej oraz dostarczenie wersji elektronicznej poradnika pn. "Puszcza Białowieska w czterech porach roku".

Projekt „Puszcza i ludzie” dofinansowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 - 2020, Oś priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

 

                                                                                                       Z poważaniem

 

 

Załącznik:

-           Warunki zamówienia

            

 

 

                                                               

Znak sprawy: OA.272.2.2018                                                                   Hajnówka,11.01.2018 r.

 

 

 

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 

 

I. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski

1. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  603-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl, www.powiat.hajnowka.pl

 

II. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

III.   Przedmiot zapytania ofertowego:

Przedmiotem zamówienia jest  opracowanie merytoryczne, wydruk i dostawa w wersji papierowej oraz dostarczenie wersji elektronicznej wydawnictwa pn. "Puszcza Białowieska w czterech porach roku".

 

III.1  Zakres zadań Wykonawcy:

1. Opracowanie merytoryczne, zgodnie z zakresem tematycznym przedstawionym poniżej, w tym wykonanie korekty graficznej, stylistycznej i redakcyjnej
2. Zapewnienie zdjęć i ilustracji (ok. 50 szt.)
3. Skład i opracowanie graficzne.
4. Wydruk i dostarczenie egzemplarzy poradników do siedziby Zamawiającego w wersji papierowej i elektronicznej
5. Przekazanie praw autorskich do publikacji.
6. Przekazanie wersji elektronicznej.

 Nr ISBN zostanie nadany  przez Zamawiającego.

 

III.2. Założenia merytoryczne :

- przekazanie wiedzy na temat wyjątkowości i bogactwa różnorodności biologicznej Puszczy Białowieskiej

- przekazanie wiedzy na temat procesów zachodzących w puszczy w zależności od pory roku

- kształtowanie odpowiedzialnego, nieszkodzącego przyrodzie  zachowania w trakcie przebywania w puszczy

Poradnik powinien zawierać informacje o charakterze przyrodniczym wyjaśniający społeczeństwu, dlaczego puszcza jest wyjątkowa, w jaki sposób zmienia się życie w Puszczy w zależności od pory roku, w jaki sposób można poznawać tajemnice i uroki puszczy, by nie zakłócać naturalnego rytmu przyrody.

Poradnik powinien być skierowany do osób dorosłych.

 

Zakres tematyczny:

1. Puszcza Białowieska - dlaczego wyjątkowa? - wprowadzenie uwzględniające krótką historię ochrony puszczy, informacje o wyjątkowości:

- bioróżnorodności grzybów

- zbiorowisk roślinnych (wraz z informacją o tych zbiorowiskach, które są najistotniejsze pod względem występującego tam stopnia naturalności, wieku drzewostanu, siedlisk priorytetowych Natura 2000)

- fauny

oraz światowych i europejskich wyróżnieniach Puszczy Białowieskiej - jako wprowadzenie ogólne.

 

2. Społeczno-gospodarcze funkcje puszczy.

 

W dalszej części Poradnik powinien składać się z 4 części podzielonych na 4 pory roku i oznaczonych jednym typowym kolorem. Każda część zostanie z kolei podzielona na następujące zagadnienia:

 

3. Opis przyrody Puszczy Białowieskiej w danej porze roku - jak zachowuje się roślinność i zwierzęta, jak klimat wpływa na procesy zachodzące w Puszczy Białowieskiej?
4. Odkrywać puszczę teraz - co warto zobaczyć i jak to zorganizować?
5. Ciekawe urozmaicenie czasu w regionie - wskazanie elementów dziedzictwa kulturowego charakterystycznego dla regionu, w tym kultury prawosławnej, budownictwa drewnianego, krajobrazu kulturowego wsi, rękodzieła, wydarzeń artystycznych, obyczajów. Krótkie opisy zajęć edukacyjnych i stałych imprez odbywających się w regionie w różnych porach roku, szczególnie tych nawiązujących swoją tematyką do przyrody i jej ochrony oraz dziedzictwa kulturowego regionu.
6. Rady praktyczne - bezpiecznie i dla człowieka, i dla przyrody.
7. Moje wrażenia - miejsce pozostawiające dowolność wykorzystania dla właściciela. Można w nim robić notatki na bieżąco, zrobić szkic, wkleić zdjęcie itp. Ma to być pewnego rodzaju pamiętnik zachęcający do poznawania puszczy w każdej porze roku.

 

Przedstawione informacje powinny zostać uzupełnione dokumentacją fotograficzną i/lub ilustracjami z regionu Puszczy Białowieskiej. Zamawiający udostępni część zdjęć z zasobów własnego archiwum. Wykonawca zapewni około 50 zdjęć.

 

III. 3 Założenia graficzne:

          - ilość: 3000 szt.

          - 60 stron + okładka,

          - format B5 składany po dłuższym boku,

          - grzbiet klejony,

          - papier gramatura 170 g/m2,

          - okładka, kreda matowa gramatura 300 g/m2, folia matowa + lakier punktowy UV połysk,

         - druk dwustronny, pełno kolorowy CMYK 4+4,

         - projekt graficzny powinien zawierać na ostatniej stronie logotypy programów, z których realizowany jest projekt "Puszcza i ludzie" zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 (dostępnymi na stronie http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji/) oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dostępnymi na stronie: http://nfosigw.gov.pl/o-nfosigw/dla-mediow/logotypy/), dane beneficjenta projektu i nazwy wszystkich partnerów projektu

 

III.4. Forma elektroniczna:

- zapis na płycie CD w formacie umożliwiającym edycję plików spośród podanych: psd, ai, indd

-pliki w formacie PDF odpowiednim do zamieszczenia na stronie internetowej

 

III.5. Przekazanie praw autorskich do poradnika dla Zamawiającego.

- Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do poradnika pn. "Puszcza Białowieska w czterech porach roku" zostają  przekazane przez Wykonawcę na Zamawiającego

 

III.6 Warunki współpracy z Zamawiającym:

- Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.

- Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji, konsultacji lub wskazywania w przedstawianych materiałach elementów wymagających uzupełnienia lub zmian na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, a Wykonawca zobowiązuje się do ich niezwłocznego wprowadzenia.

- plan proponowanej części merytorycznej powinien zostać przedstawiony Zamawiającemu do oceny w terminie do 15.02.2018 r.

- pełna część merytoryczna Poradnika powinna zostać przedstawiona Zamawiającemu w terminie do 01.04.2018 r.

Plan oraz pełna część merytoryczna podlegać będą ocenie Rady Programowej projektu "Puszcza i ludzie" (skład Rady znajduje się na stronie projektu: https://puszczailudzie.info/rada-programowa/sklad-rady/), która poprzez Zamawiającego może wnieść uwagi do przestawionej treści.

- Zamawiający ma prawo do zgłaszania uwag do przedstawionych przez Wykonawcę projektów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji i żądania modyfikacji zawartości, układu grafiki i treści, kolorystyki itp. Materiałów przeznaczonych do druku. Wykonawca ma obowiązek przyjąć i wprowadzić uwagi Zamawiającego każdorazowo w terminie 3 dni roboczych aż do momentu ostatecznej akceptacji projektu. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy pocztą elektroniczną.

- Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu wydruku próbnego wymienionych publikacji w terminie 3 dni roboczych od dnia ostatecznej akceptacji projektu graficznego. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłaszania uwag do wydruku próbnego, a Wykonawca ma obowiązek je uwzględnić i wprowadzić w ciągu 1 dnia roboczego.

- Po wprowadzeniu wszystkich poprawek Zamawiający dokona ostatecznej akceptacji wydruku próbnego do wykonania druku.

 

III.7 Zasady dostarczenia:

- Wykonawca zobowiązuje się wykonać druk i dostarczyć przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego: 17-200 Hajnówka, ul. A. Zina 1 w dni robocze w godzinach 7.30 – 15.30 własnym transportem lub transportem za pośrednictwem firmy kurierskiej, na własne ryzyko i na własny koszt

- Wykonawca zobowiązuje się do zapakowania wydawnictw po max. 50 sztuk, w trwałych kartonach/opakowaniach papierowych pakowanych po max. 10 kg.

- Odbiór przedmiotu zamówienia zostanie przeprowadzony na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

 IV. Termin realizacji zamówienia: do 31.05.2018 r.

V. Warunki udziału:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia :

 

Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną publikację o charakterze przyrodniczo - turystycznym (z wyłączeniem: ulotek, cenników produktowych), o wartości co najmniej 15 000 zł brutto (w tym: opracowanie zawartości merytorycznej, wykonanie projektu, składu, opracowania graficznego oraz wydruku) w formie załączonego do oferty wykazu usług (załącznik nr 5) z podaniem nazwy i danych zleceniodawcy, opisem zamówienia, czasem realizacji, kwotą zamówienia oraz załączeniem dowodów, czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie np. referencje, rekomendacje podpisane przez Zleceniodawców danych zamówień.

 

3. Dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje osobą/osobami o potwierdzonym wykształceniu przyrodniczym i doświadczeniu przy opracowywaniu części merytorycznej publikacji o charakterze przyrodniczo - turystycznym wykorzystanych w publikacjach typu: książka, broszura, folder, poradnik itp, która/którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, opracował/opracowali co najmniej jednokrotnie część merytoryczną publikacji.

VI. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

 

1. Cena
2. Doświadczenie zawodowe osoby/osób przygotowującej część merytoryczną publikacji

 

Kryterium: Cena – 70%

 

Sposób obliczenia:

                                       wartość brutto oferty najtańszej

               Wartość punktowa =    wartość brutto oferty badanej       X 70 %

 

 

Kryterium:   Doświadczenie zawodowe osoby/osób przygotowującej część merytoryczną publikacji – 30%

 

Każde doświadczenie wykazane jako opracowanie części merytorycznej publikacji potwierdzone dokumentem informującym o rzetelnym wykonaniu usługi (poza 1 doświadczeniem wymaganym jako warunek udziału w postępowaniu) otrzyma 1 pkt. Wykonawca w ramach kryterium może otrzymać maksymalnie 30 pkt.

 

Sposób obliczenia:

 

                D_oferty           

     D =  ----------------  x 30 %

                D_najwyższe         

    

 

     Oznaczenia:

     D    -  ilość punktów uzyskanych przez ofertę

     D_oferty –  ilość punktów przyznanych ofercie badanej

     D_najwyższe   - najwyższa liczba punktów spośród złożonych ofert     

 

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą łączną liczbę punktów.

 

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

 

VIII. Oferta powinna zawierać:

1. Wypełniony „Formularz oferty” - zał. nr 2,
2. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu Zał. nr 4.

    3.Wykaz wykonanych usług- Zał. nr 5

4. Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia - Zał. nr 6

 

IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

 

Dla ofert pisemnych:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,

17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 18.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20

w terminie do dnia 18.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:

Oferty należy przesłać na adres e-mail: lucyna.lewczuk@powiat.hajnowka.pl

w terminie do dnia 18.01.2018 r.

 

X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

 

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Formularz oferty - zał. nr 2,
2. Wzór umowy – zał. nr 3,
3. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu zał. nr 4.

    4.Wykaz wykonanych usług- Zał. nr 5

    5.Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia - Zał. nr 6

 

 

                                                

                                                                                   ….....…........……………........…………

(podpis osoby upoważnionej)

 

 

Zatwierdził:

 

 

 

…............................................................

            Starosta /Wicestarosta

                Hajnówka, 11.01.2018 r.

 

PYTANIE NR 1 DO ZAMÓWIENIA Z DNIA 12.01.2018

Przedłużenie terminu składania ofert do Zapytania ofertowego nr 2/2018 na opracowanie merytoryczne, wydruk i dostawę w wersji papierowej oraz dostarczenie wersji elektronicznej poradnika  pn. "Puszcza Białowieska w czterech porach roku"