Hajnówka, 9 sierpnia 2019 r.

Numer sprawy: OA.272.35.2019

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na Usługę kompleksowej organizacji dwudniowych warsztatów w mieście Hajnówka w ramach projektu MARA – mobilność i dostępność na obszarach wiejskich – nowe podejścia do rozwijania koncepcji mobilności w odległych obszarach (Interreg Baltic Sea Region).

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

Załącznik:

Warunki zamówienia

Starosta Hajnowski

Andrzej Skiepko

__________________________________________________________________________________

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
• inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

 ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu                   zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z                             uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 ___________________________________________________________________________________

WARUNKI ZAMÓWIENIA

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:

Powiat Hajnowski

ul. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP: 6030017563, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

II. Przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa kompleksowej organizacji dwudniowych warsztatów w mieście Hajnówka w ramach projektu MARA – mobilność i dostępność na obszarach wiejskich – nowe podejścia do rozwijania koncepcji mobilności w odległych obszarach (Interreg Baltic Sea Region). W ramach tego Wykonawca zapewni:

1. Sale konferencyjne:

Sala Nr 1:

– dostosowana do zgłoszonej liczby uczestników, o powierzchni nie mniejszej niż 140 m², mieszcząca nie mniej niż 50 osób, klimatyzowana, z możliwością zapewnienia oświetlenia sztucznego; zapewniająca miejsca siedzące dla wszystkich uczestników warsztatów,

- wykonawca przygotuje stoły, krzesła oraz salę konferencyjną zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; wytyczne zostaną przekazane nie później niż w ciągu dwóch tygodni przed planowanym terminem warsztatów;

- sala powinna uwzględniać możliwości swobodnego poruszania się uczestników, ponadto Wykonawca zapewni stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla dwóch osób. Stół prezydialny musi  być widoczny dla każdego uczestnika warsztatów z każdego miejsca na sali.

• Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w: rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej, laptop, projektor multimedialny, 3 flipcharty wraz z flamastrami (3 szt.), odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie oraz możliwość zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji, swobodny dostęp do Internetu (wifi),
  2 mikrofony;
• Wykonawca zapewni obsługę techniczną w zakresie sprzętu multimedialnego i komputera podczas dwudniowych warsztatów;
• uczestnicy w trakcie warsztatów mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, sali/holu z przerwą kawową.
• Wykonawca zapewni stół recepcyjny oraz krzesła przed salą konferencyjną, umożliwiającą prowadzenie rejestracji uczestników.

- czas wykorzystania sali: w terminie 11-12 września 2019 r. w miejscowości Hajnówka
w godzinach 8.00 – 15.00 (pierwszego dnia), 9.00- 18.00 (drugiego dnia).

Sala Nr 2:

- sala mieszcząca nie mniej niż 15 osób, z możliwością zapewnienia oświetlenia sztucznego; zapewniająca miejsca siedzące dla wszystkich uczestników warsztatów,

- wykonawca zapewni wyposażenie sali w: stoły, krzesła i 1 flipchart wraz z flamastrami
(3 szt.);

- czas wykorzystania sali: w terminie 12 września 2019 r. w miejscowości Hajnówka w godzinach 9.00 – 18.00.

2. Usługi cateringowe:

W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni przygotowanie i podawanie wyżywienia dla uczestników warsztatów, serwis gastronomiczny w trakcie konferencji w obiekcie,
w którym odbywać się będą warsztaty. Usługi cateringowe obejmują:

A) Dwie przerwy kawowe dla 50 uczestników każdego dnia warsztatów:

• Zamawiający wymaga, aby przerwa kawowa – w pierwszym i drugim dniu warsztatów została zorganizowana w oddzielnej sali cateringowo-konsumpcyjnej lub na holu bezpośrednio przy wynajmowanej sali, w której będzie odbywać się spotkanie.
• Przerwa kawowa obejmuje:
• napoje gorące: kawa czarna sypana, kawa rozpuszczalna, herbata czarna, herbata owocowa - bez ograniczeń;
• dodatki do napojów gorących: mleko do kawy, cytryna do herbaty, cukier - bez ograniczeń;
• 2 rodzaje soku owocowego (podane w dzbankach) - min. 0,5 l./na osobę;
• woda gazowana, niegazowana w butelkach o pojemności 0,5 l - min. 0,5 l./na osobę;
• ciasteczka dekoracyjne – trzy rodzaje po 150 g/na osobę;
• drożdżówki – 3 szt./os.;

B) Obiad pierwszego i drugiego dnia warsztatów:

Wykonawca zapewnieni obiad wraz z napojem dla uczestników/uczestniczek projektu według poniższej gramatury posiłków:

• zupa –350 ml
• mięso / ryba –200 g (uwzględniając potrzeby wegetarian)
• surówka - 150 g
• dodatki skrobiowe (np. ziemniaki, frytki, ryż) -250 g
• napój -200 ml (np. sok, woda gazowana, niegazowana, kompot).

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:

1. przygotowania stołów, ekspozycji menu, posprzątania po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu);
2. zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozstawienia i bieżącej wymiany naczyń oraz dbałości o estetykę miejsca podawania wyżywienia;
3. zapewnienia serwisu gastronomicznego (w przypadku obiadu i przerw kawowych wymagana zastawa inna niż jednorazowa tj. ceramiczna/porcelanowa/szklana, sztućce stalowe), dania gorące umieszczone w podgrzewaczach.
4. organizacji cateringu o ustalonej godzinie w miejscu realizacji warsztatów wskazane przez Zamawiającego; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o planowanych godzinach przerw kawowych oraz obiadu a także preferencjach żywieniowych uczestników warsztatów nie później niż w ciągu dwóch tygodni przed planowanym terminem spotkania.
5. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie.

       3. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważniona jest Pani Katarzyna Miszczuk, pokój nr 7 Starostwa Powiatowego w Hajnówce, tel. 85 682 47 68, e-mail: redakcja@powiat.hajnowka.pl

III. Termin wykonania zamówienia.

11-12 wrzesień 2019 r.

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

Cena – 100 %

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) właściwego dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy.

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszych Warunków Zamówienia.

VII. Oferta powinna zawierać:

1. Wypełniony „Formularz oferty” – zgodnie z załącznikiem Nr 1 do zapytania ofertowego,
2. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zgodnie z załącznikiem Nr 2 do zapytania ofertowego,
3. Parafowany wzór umowy – zgodnie z załącznikiem Nr 3 do zapytania ofertowego.

IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 16 sierpnia 2019 r. do godz. 12.00

X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik Nr 5 do Regulaminu.

XI. Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

1. Druk „Formularz oferty” – zał. Nr 1 do zapytania ofertowego
2. Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zał. Nr 2 do zapytania ofertowego
3. Wzór umowy – zał. Nr 3 do zapytania ofertowego