Znak sprawy: OA.272.16.2018                                                         Hajnówka, 14.03.2018 r.

 

 

Powiat Hajnowski

ul.  A. Zina 1

17-200 Hajnówka

 

 

Zapytanie nr 5/2018

 

ZAPROSZENIE

 

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu i obsłudze wyjazdu studyjnego do Lasów Bohemii, na które składają się 2 kompleksy leśne Las Bawarski (Niemcy) oraz Las Szumawy (Czechy) dla 20 osobowej grupy.

Projekt „Puszcza i ludzie” dofinansowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 - 2020, Oś priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

 

                     

 

                                                                               Z poważaniem

Starosta Hajnowski

Mirosław Romaniuk

 

 

Załącznik:

-           Warunki zamówienia

______________________________________________________________________________________________________________________

Znak sprawy:  OA.272.16.2018                                                                 Hajnówka, 06.03.2018 r.

 

 

 

 

 

 

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 

 

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski

1. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  603-001-75-63, Nr REGON: 050658580

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl, www.powiat.hajnowka.pl

 

1. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

III.   Przedmiot zapytania ofertowego:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu i obsłudze wyjazdu studyjnego do Lasów Bohemii, na które składają się 2 kompleksy leśne Las Bawarski (Niemcy) oraz Las Szumawy (Czechy) dla 20 osobowej grupy.
2. Założenia usługi (wyjazd studyjny do Lasów Bohemii):

1) Przewidywany termin wyjazdu: 16.04.- 29.04.2018 r. lub 14.05 - 20.05.2018 r.

2) Łączny czas trwania wyjazdu:  4 dni

3) Cel wyjazdu

- przybliżenie relacji: przyroda a rozwój społeczno-gospodarczy, jak również poznanie sposobów rozwiązywania ewentualnych konfliktów z tym związanych

- zapoznanie się z wynikami badań prowadzonych na terenie Lasów Bohemii odnośnie rozwoju i regeneracji lasu oraz efektami ewaluacji w sprawie utraty/zachowania cennych  siedlisk

- poznanie opinii miejscowych autorytetów- pracowników parku, leśników, przewodników, organizacji pozarządowych, samorządów, przedstawicieli izb handlowych i gospodarczych oraz przedsiębiorców  na temat stosowanego sposobu ochrony

- wymiana doświadczeń, poruszenie opinii i obaw związanych z czynną i bierną ochroną lasu

- wymiana doświadczeń w zakresie prowadzenia dialogu ze społecznością lokalną i działań kształtujących postawy proekologiczne

- zapoznanie się z funkcjonowaniem parku narodowego Las Bawarski i Las Szumawy

          - wymiana doświadczeń w kontekście funkcjonowania w pobliżu parku narodowego

 

4) Specyfikacja wyjazdu

W ramach zamówienia Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

 

1.Zapewnienie odpowiedniej części merytorycznej wyjazdu, w ramach której odbywać się będą spotkania z osobami i instytucjami, których działalność leży w sferze zainteresowania, w tym:

• - organizacja spotkania z przedstawicielami Lasu Szumawy (Czechy): przedstawicielami lasów, Parku Narodowego, izb turystycznych lub izb handlowych, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, lokalnych samorządów i lokalnymi liderami - przedstawienie zasad zarządzania Lasu Szumawy
• - organizacja wyjścia terenowego do Lasu Szumawy z opieką przedstawiciela zarządcy terenu - organizacja spotkania z przedstawicielami Lasu Bawarskiego (Niemcy): przedstawicielami lasów, Parku Narodowego, izb turystycznych lub izb handlowych, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, lokalnych samorządów i lokalnymi liderami - przedstawienie zasad zarządzania Lasu Bawarskiego
• - organizacja wyjścia terenowego do Lasu Bawarskiego z opieką przedstawiciela zarządcy terenu - poznanie funkcjonowania Lasu i zmian zachodzących w związku ze stosowanymi formami ochrony, poznanie praktycznych metod promowania turystycznego Lasu Bawarskiego, obligatoryjnie spacer ścieżką w koronach drzew z przewodnikiem (Baumwipfelpfad) i przejście ścieżką przeżyć (Der Natur-Erlebnis-Pfad im Waldspielgelände)
• - poznanie funkcjonowania Lasu i zmian zachodzących w związku ze stosowanymi formami ochrony, poznanie praktycznych metod promowania turystycznego Lasu Szumawy

Wykonawca na bieżąco będzie współpracował z Zamawiającym w zakresie realizacji usługi (np. wybór  instytucji, organizacji pozarządowych itp. na spotkania)

Wykonawca wykaże, że zabiegał o udział w planowanych spotkaniach w/w wymienionych przedstawicieli Lasu Bawarskiego (Niemcy) i Lasu Szumawy (Czechy) w sytuacji, gdy dany przedstawiciel nie będzie uczestniczył w spotkaniu. Zamawiający uzna to za spełnienie warunków umowy.

W spotkaniach muszą uczestniczyć jednak przynajmniej dwaj przedstawiciele dwóch różnych punktów widzenia gospodarowania /zarządzania lasem (tzw. czynnej i biernej ochrony).

 

2. Przedstawienie Zamawiającemu propozycji szczegółowego programu wyjazdu najpóźniej 3 tygodnie przed planowanym wyjazdem z podaniem harmonogramu zawierającego opis poszczególnych elementów realizowanej wizyty (rodzaj i charakterystykę środka transportu; zakwaterowanie - dane hotelu (adres pocztowy oraz adres strony internetowej); plan spotkania z przedstawicielami Lasu Bawarskiego/ Lasu Szumawy; krótką informacje na temat zaplanowanych do zwiedzania atrakcji; informacje o zakresie ubezpieczenia uczestników wyjazdu). Zamawiający może wnieść uwagi do przedstawionej propozycji, które powinny zostać uwzględnione przez Wykonawcę.

 

3. Zapewnienie zakwaterowania i noclegów uczestników wyjazdu (3 noclegi w Lesie Szumawy)
4. Zakwaterowanie w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym w pokojach dwuosobowych (dwa oddzielne łóżka) z łazienkami, w odległości max. 30 km od Parku Narodowego Szumawa w Czechach.
5. w sytuacji, gdy niemożliwy będzie podział grupy na parzystą liczbę kobiet i mężczyzn, Wykonawca zapewni oprócz pokoi dwuosobowych, również 2 pokoje jednoosobowe
6. Uczestnicy wyjazdu winni być zakwaterowani w jednym obiekcie

 

4.Zapewnienie posiłków dla wszystkich uczestników wyjazdu:

1. a) 3 śniadania zorganizowane w miejscu zakwaterowania: szwedzki bufet śniadaniowy
2. b) 4 obiadokolacje:

- 2 obiadokolacje w trakcie dojazdu tam i z powrotem: do wyboru danie mięsne i wegetariańskie  z dodatkami, sałatka, sok/kawa/ herbata do wyboru

- 2 obiadokolacje na miejscu: szwedzki stół (do wyboru dania mięsne i wegetariańskie  z dodatkami, sałatki, warzywa, sok/kawa/ herbata do wyboru)

1. c) 2 przerwy kawowe w trakcie zaplanowanych spotkań: kawa, herbata, cytryna, cukier, śmietanka do kawy, woda mineralna niegazowana i gazowana, sok - bez ograniczeń, 2 rodzaje ciast min. 250 g/osobę oraz ciastka (3 rodzaje), 3 rodzaje owoców 1 szt/osobę

 

5.Zapewnienie środka transportu:

1. a) na trasie Hajnówka – Czechy – Niemcy Hajnówka – przejazd autokarem (wyjazd z Hajnówki we wczesnych godzinach rannych, przyjazd do Lasu Szumawy w Czechach, trzeciego dnia wyjazd we wczesnych godzinach rannych do Lasu Bawarskiego w Niemczech i powrót na nocleg do hotelu, powrót do Hajnówki
2. b) przejazdy autokarowe na terenie Czech i Niemiec, w tym:

       - zapewnienie transportu w czasie pobytu z hotelu do miejsc spotkań (oraz miejsc posiłków) i z powrotem (zgodnie z wstępnym harmonogramem)

 

Autokar powinien być wyposażony w fotele uchylno–rozsuwane z podłokietnikiem, klimatyzację, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny, indywidualne nawiewy i oświetlenie, wyodrębnione miejsce na bagaż, telewizor. Pojazd powinien być sprawny, posiadać aktualne badania techniczne, dla wszystkich uczestników wyjazdu powinny być przewidziane miejsca siedzące.

Wykonawca wybierze najszybszą trasę dojazdu do miejsca pobytu.

W przypadku awarii technicznej uniemożliwiającej dalszą podróż w komfortowych warunkach wykonawca zobowiązuje się do podstawienia pojazdu zastępczego o takich samych lub lepszych parametrach, który pozwoli na kontynuowanie podróży.

Autokar powinien posiadać dwa dodatkowe miejsca dla przewodnika i tłumacza.

 

Podana przez oferenta cena musi zawierać wszelkie koszty przejazdu w tym: wymagane opłaty drogowe, koszty paliwa, koszty parkingów, ewentualne koszty zakwaterowania i wyżywienia kierowców.

 

Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż Zamawiajacy może skorzystać z prawa do ustalenia przez odpowiednie służby stanu pojazdu oraz trzeźwości kierowcy.

 

6. Pokrycie wszystkich kosztów związanych z opłatami drogowymi i parkingowymi oraz wszelkich innych kosztów związanych z uzyskaniem pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy.

 

7. Zapewnienie ubezpieczenia uczestników wyjazdu na czas trwania wyjazdu studyjnego, które winno zawierać pakiety KL i NNW obejmujące wszystkich uczestników wyjazdu (koszty polisy leczenia za granicą do wysokości 20000 Euro na każdego uczestnika wyjazdu oraz ubezpieczenie na czas przejazdu NNW).

 

8. Zapewnienie jednego tłumacza władającego biegle językiem czeskim i niemieckim oraz polskim lub dwóch tłumaczy jednego władającego językiem czeskim i polskim oraz drugiego władającego językiem niemieckim i polskim. (tłumacz musi posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu tłumaczeń podczas wyjazdów zagranicznych)

 

9. Zapewnienie pilota wycieczki odpowiedzialnego za sprawy organizacyjne wyjazdu, przebieg poszczególnych spotkań, bieżący kontakt z podmiotami przyjmującymi uczestników wizyty studyjnej, prowadzenie niezbędnej dokumentacji, informowanie o ewentualnych godzinach przyjazdu oraz o zmianach jakie mogą zaistnieć i/lub zaistniały podczas wizyty studyjnej.

 

10. Pozostałe obowiązki wykonawcy:

• zapewnienie tłumacza/ów, pilota, kierowcy/ów wyżywienie, nocleg i transport.

 

• Zapewnienie biletów wstępu, wejściówek związanych z pełnym zakresem tematycznym wyjazdu dla wszystkich uczestników wyjazdu.

 

• Zapewnienie sprzętu do przeprowadzenia spotkań (np. laptop, rzutnik, itp.).

 

• Przygotowanie uczestnikom w pierwszym dniu trwania wyjazdu harmonogramu wyjazdu oraz informacji nt. miejsca wizyty w języku polskim.

 

• Opracowanie i przekazanie pisemnego sprawozdania z obsługi wizyty studyjnej (wraz z dokumentacją zdjęciową).

 

15. Uczestnikami wyjazdu studyjnego będą członkowie Rady Programowej Projektu, przedstawiciele lokalnych samorządów, leśnicy, pracownicy Białowieskiego Parku Narodowego, przedstawiciele organizacji pozarządowych, przedsiębiorcy, kwaterodawcy z terenu powiatu hajnowskiego, nauczyciele biologii, inne osoby zaangażowane w działalność na rzecz ochrony przyrody i zrównoważonego rozwoju regionu Puszczy Białowieskiej (20 osób)

 

16. Realizacja usługi zgodnie z poniższym programem:

 

 Wstępny program wyjazdu:

 

1 dzień

 - wyjazd z Hajnówki (woj. podlaskie), godziny poranne

- zakwaterowanie w hotelu w Lesie Szumawy

- obiadokolacja

     

      2 dzień           

         - śniadanie

         - Spotkanie z przedstawicielami lasów, Parku Narodowego, izb turystycznych lub izb handlowych, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, lokalnych samorządów  i lokalnymi liderami - przedstawienie zasad zarządzania Lasu Szumawy i Puszczy Białowieskiej, wyjątkowości obu obszarów, dyskusja i wymiana doświadczeń na temat stosowanych form ochrony przyrody, wpływu istnienia obszarów chronionych na funkcjonowanie lokalnych samorządów  i mieszkańców

       - przerwa kawowa

        - Wyjście w teren - poznanie funkcjonowania Lasu i zmian zachodzących w związku ze stosowaniem biernej ochrony przyrody

       - obiadokolacja         

 

      3 dzień           

       

- śniadanie   

- przejazd do Lasu Bawarskiego w Niemczech

      - spotkanie z przedstawicielami lasów, Parku Narodowego, izb turystycznych lub izb handlowych, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, lokalnych samorządów  i lokalnymi liderami przedstawienie zasad zarządzania Lasu Bawarskiego i Puszczy Białowieskiej, wyjątkowości obu obszarów, dyskusja i wymiana doświadczeń na temat stosowanych form ochrony przyrody, wpływu istnienia obszarów chronionych na funkcjonowanie lokalnych samorządów  i mieszkańców

       - przerwa kawowa

       - Wyjście w teren - poznanie funkcjonowania Lasu i zmian zachodzących w związku ze stosowaniem biernej ochrony przyrody

       - obiadokolacja

 

4 dzień    

- śniadanie

- zwiedzanie atrakcji w lesie Szumawy

- wyjazd do Hajnówki (woj. podlaskie) w godzinach popołudniowych

       - obiadokolacja         

 

 

17.Wszelkie dokumenty związane z realizacją wyjazdu studyjnego powinny zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów: znaki FE i UE, herb powiatu hajnowskiego oraz logotyp NFOŚiGW Dofinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

 

Logotypy do dokumentacji wyjazdu studyjnego:

.      Termin realizacji zamówienia:

16.04.- 29.04.2018 r. lub 14.05 - 20.05.2018 r.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Dysponują odpowiednim potencjałem osobowym i technicznym zdolnym do wykonania usługi.
4. Nie są powiązani kapitałowo i osobowo z Zamawiającym.
5. Posiadają wiedzę i doświadczenie tj. posiadanie wiedzy i doświadczenia w realizacji i należytym wykonaniu podobnych zamówień do stanowiącego przedmiot zamówienia

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże się należytym wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ‎ciągłych wykonywaniem w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

- 3 usług  o wartości dla każdej wykazanej usługi nie mniejszej niż 40 000,00 PLN brutto (a w przypadku, jeżeli wartość została wyrażona w walucie obcej – równowartość 40 000,00 zł wg średniego kursu NBP z dnia podpisania umowy), obejmującą m.in. kompleksową organizację i obsługę wyjazdów zagranicznych poza granicami RP dla zorganizowanej grupy osób (min. 20 osób) obejmującej w szczególności zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia, transportu, obsługi, tłumacza.

W celu wykazania spełnienia powyższych warunków Wykonawca winien złożyć stosowne oświadczenia do niniejszego zapytania ofertowego, wg wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości sumowania wartości usług z różnych kontraktów w celu uzyskania wartości minimalnej.

Spełnienie tego warunku będzie weryfikowane na podstawie oświadczenia Wykonawcy znajdującego się w załączniku do Formularza ofertowego, załączonego do niniejszego zapytania (Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego - wzór).

Niespełnienie wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.

Dodatkowo oferent może załączyć dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie (referencje, protokoły z realizacji zamówień, itp.). Zamawiający ma prawo wezwać oferenta do przedstawienia dokumentów potwierdzających oświadczone spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

1. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

 

2. Doświadczenie zawodowe kadry (tłumacza).
3. Doświadczenie zawodowe kadry (pilota).

 

Kryterium: Cena – 60%

 

Sposób obliczenia:

                                       wartość brutto oferty najtańszej

               Wartość punktowa =    wartość brutto oferty badanej       X 60%

 

 

Kryterium: Doświadczenie zawodowe kadry (tłumacza) – 20%

 

Każde potwierdzone doświadczenie wykazane jako tłumaczenie ustne podczas wyjazdów zagranicznych, wyjazdów studyjnych, konferencji, spotkań oficjalnych otrzyma 1 pkt. Wykonawca w ramach kryterium może otrzymać maksymalnie 20 pkt.

 

Sposób obliczenia:

                                           D oferty

        Wartość punktowa D =         D najwyższe             X 20%

 

Oznaczenia:
D – ilość punktów uzyskanych przez ofertę
Doferty – ilość punktów przyznanych ofercie badanej
Dnajwyższe – najwyższa liczba punktów spośród złożonych ofert

 

Kryterium: Doświadczenie zawodowe kadry (pilota) – 20%

Każde potwierdzone doświadczenie wykazane jako obsługa merytoryczna grupy wyjazdowej w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, otrzyma  1 pkt. Wykonawca w ramach kryterium może otrzymać maksymalnie 20 pkt.

 

Sposób obliczenia:

                                           D oferty

        Wartość punktowa D =         D najwyższe             X 20%

 

Oznaczenia:
D – ilość punktów uzyskanych przez ofertę
Doferty – ilość punktów przyznanych ofercie badanej
Dnajwyższe – najwyższa liczba punktów spośród złożonych ofert

 

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą łączną liczbę punktów z podanych trzech kryteriów.

 

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

 

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

 

VIII. Oferta powinna zawierać:

 

1. Wypełniony „Formularz oferty” - zał. nr 2,
2. Oświadczenie - zał. nr 4
3. Wykaz wykonanych usług - zał. nr 5
4. Doświadczenie zawodowe kadry – zał nr 6

 IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

 

Dla ofert pisemnych:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,

17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 21.03.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:

Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20 w terminie do dnia 21.03.2018 r.

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:

Oferty należy przesłać na adres e-mail: lucyna.lewczuk@powiat.hajnowka.pl w terminie do dnia 21.03.2018 r.

 X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

 

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

 XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

 

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

 

1. Formularz oferty - zał. nr 2,
2. Wzór umowy – zał. nr 3,
3. Oświadczenie - zał. nr 4
4. Wykaz wykonanych usług - zał. nr 5
5. Doświadczenie zawodowe kadry – zał nr 6

 

 

 

                                                                                   ….....…........……………........…………

(podpis osoby upoważnionej)

 

 

Zatwierdził:

 

 

 

…............................................................

            Starosta /Wicestarosta

                Hajnówka, 14.03.2018 r.