Hajnówka, 2019.02.19

 

 

Numer sprawy: OA.272.11.2019

 

      

ZAPROSZENIE

Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

 

usługa wideorejestracji i transmisji sesji Rady Powiatu Hajnowskiego

 

 

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018r. poz. 1986 ze zm.) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

W załączeniu przesyłam Warunki zamówienia.

Załącznik:

Warunki zamówienia

 

 

 

         

 

 

 

 

Sporządził:

Violetta Miniuk

Tel. 85 682 45 77

 

 

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Hajnowski z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1; 17-200 Hajnówka ; tel. +48 85 682 27 18, fax +48 85 682 42 20
• inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce jest Pani Violetta Miniuk, kontakt: adres e-mail: iod@powiat.hajnowka.pl , telefon/ +48 85 682 45 77^*;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

____________________

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

                ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

 

WARUNKI ZAMÓWIENIA

 

I. Nazwa i adres zamawiającego /pieczęć/:

Powiat Hajnowski

ul. Zina 1,17-200 Hajnówka

Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20

NIP:  6030017563, Nr REGON: 050667461

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

www.powiat.hajnowka.pl

 

II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest /opis przedmiotu zamówienia/:

- przedmiotem zamówienia jest usługa wideorejestracji i transmisji sesji Rady Powiatu Hajnowskiego;

- zamówienie obejmuje przewidywaną średnią liczbę sesji Rady Powiatu Hajnowskiego w ilości 1 sesja w miesiącu;

- rejestracja wideo sesji Rady Powiatu musi być realizowana co najmniej trzema kamerami, tak aby uchwycić prawą i lewą stronę sali konferencyjnej oraz widok ogólny na całą salę; - nagranie sesji Rady Powiatu musi być wykonane w rozdzielczości

co najmniej 1920/1080 pikseli przy 25 fps;

- wykonawca powinien posiadać własne urządzenia zapewniające kompleksową obróbkę i łączenie wizji i dźwięku;

- termin rozpoczęcia obrad i wznowienia obrad sesji Rady Powiatu Hajnowskiego każdorazowo nastąpi w porozumieniu prowadzącego obrady z Wykonawcą;

- ze względu na potrzebę kadrowania uczestników sesji siedzących w różnych punktach sali Zespół realizacyjno – operatorski powinien posiadać co najmniej dwóch operatorów kamer;

- przy każdym przemawiającym w czasie transmisji, gdy tylko jest to możliwe, powinna pojawić się u dołu ekranu informacja o imieniu, nazwisku i stanowisku lub instytucji, którą reprezentuje;

- w czasie przerwy w obradach sesji Wykonawca zapewni transmisję zapętlonej informacji o przerwie w obradach lub inny materiał zatwierdzony wcześniej przez Zamawiającego;

- rejestracja obrad powinna uwzględniać możliwość przekazu obrazu z projektora multimedialnego umieszczonego na Sali obrad oraz z aplikacji Magistrat Sesja służącej do obsługi sesji rady powiatu – Portal Mieszkańca;

- Wykonawca zapewni transmisję obrad online w internecie z wykorzystaniem własnego łącza;

- ze strony Wykonawcy musi być wyznaczona jedna osoba do kontaktów, do której kierowane będą wszelkie uwagi dotyczące rejestracji i transmisji;

- serwer streamingowy powinien umożliwiać płynny odbiór transmisji obrad Rady Powiatu w możliwych do zmiany przez odbiorcę jakościach – 1080p, 720p, 480p i 360p;

- odbiór transmisji sesji musi być możliwy również na urządzeniach mobilnych posiadających funkcję odtwarzania filmów publikowanych w Internecie;

- przepływność dźwięku w czasie transmisji online (audio bit rate) powinna być niezależna od rozdzielczości i być nie mniejsza niż 128 kbps. Jest to również minimalna przepływność dla materiału zapisywanego do późniejszego odtworzenia;

- Wykonawca powinien udostępnić zamawiającemu adres z odtwarzaczem do transmisji na żywo, który Zamawiający będzie mógł podpiąć na stronie internetowej www.powiat.hajnowka.pl równolegle z transmisją wystawianą na serwerze streamingowym;

- Wykonawca zobowiązuje się do wykonania archiwizacji nagrania sesji Rady Powiatu i w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia sesji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zarchiwizowane nagranie sesji na nośniku danych w formacie HD;

- Wykonawca zobowiązuje się umieścić na serwerze archiwalną wersję nagrania obrad sesji do pobrania;

- Zamawiający będzie informował Wykonawcę o terminie sesji z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem.

 

2. Do porozumiewania się z oferentami w sprawie przedmiotu zamówienia upoważniony jest Pani Violetta Miniuk

pokój nr 4A  tel. 85 682 45 77

 

III. Termin wykonania zamówienia.

 

od daty podpisania umowy do 31 grudnia 2019r.

 

IV. Warunki zamówienia (wymagania zamawiającego) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji zamówienia oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

 

V. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz.1986 ze zm.) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy. 

 

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT). Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków Zamówienia.

- Przy wyborze oferty do realizacji zamówienia zamawiający będzie się kierował kryterium:

  Najniższa cena – 100%

- Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta z najniższą ceną zaoferowaną przez Wykonawcę i odpowiadająca warunkom zamówienia.

- Cena podana przez Wykonawcę za  świadczoną usługę obowiązuje przez cały okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała zmianie.

- Wybór oferty nastąpi w dniu 27 lutego 2019r., godz.12:15 w siedzibie zamawiającego w pok.4A, w obecności wykonawców

- Powyższe zapytanie nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy z Wykonawcą.

- O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów, którzy uczestniczyli w postępowaniu.

VII. Oferta powinna zawierać:

 

1. Wypełniony „Formularz oferty”.
2. Parafowany wzór umowy
3. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych wynikających z RODO

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert:

 

Oferty należy złożyć do dnia 27.02.2019 r. do godz. 12:00

1. Osobiście w Starostwie Powiatowym w Hajnówce ( 17-200), ul. A. Zina 1, sekretariat(I piętro pok. 19) w zaklejonej kopercie  na której  należy wpisać :

Nazwę i adres Wykonawcy oraz " Usługa wideorejestracji i transmisji sesji Rady Powiatu Hajnowskiego”.

1. Drogą pocztową (adres jw.) decyduje data i godzina wpływu oferty.
2. Drogą elektroniczną: oferty należy przesłać na adres e-mail: vminiuk@powiat.hajnowka.pl.

Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i zostaną zwrócone na adres Wykonawcy.

IX. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

 

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik do Warunków zamówienia.

X. Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

 

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego i nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert bez podania przyczyny. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego

 

XI. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

 

1. Druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do WZ.
2. Wzór umowy – załącznik Nr 2 do WZ
3. Wzór oświadczenia wymaganego od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – zał. Nr 3 do WZ  

 

                                                                                     

                

                  Załącznik nr 1 do WZ              

                                                                                               Hajnówka,  ….........-....…-…....

…...................................................................

…...................................................................

…...................................................................                 

/Nazwa i adres Wykonawcy/

NIP: ......................................

REGON: ...............................

TELEFON: ...........................

FAX: .....................................

E-mail: ..................................

Starostwo Powiatowe

w Hajnówce

1. Zina 1

17-200 Hajnówka

 

FORMULARZ OFERTY

Nawiązując do „Zaproszenia do złożenia oferty” cenowej na

 

       " Usługa wideorejestracji i transmisji sesji Rady Powiatu Hajnowskiego”.

 

• Oferujemy wykonanie zamówienia w zakresie objętym warunkami zamówienia tj.:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

za łączną kwotę:

            brutto: ............................... zł

            słownie:  ………...............................................................................................……zł

w tym:

netto: ................................ zł    słownie: ................................................................................................................... zł

podatek VAT: ........... % .............................. zł słownie: ................................................................................................................... zł

 

• Oferujemy następujący termin wykonania zamówienia ..................................................... .
• Oferujemy następujący okres gwarancji: ........................................................................... .
• Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami zamówienia i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje, potrzebne do właściwego przygotowania oferty,

- Oświadczamy, że posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji zamówienia oraz dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

Załącznikami do niniejszej oferty są:

(należy wymienić zgodnie z Warunkami Zamówienia)

1. ….............................................................
2. ….............................................................
3. ….............................................................

                                                                          ……...............................................................

                                                                                              podpisy osób uprawnionych

                                                                                            do składania oświadczeń woli

                                                                                      w imieniu Wykonawcy

 

                                        

Załącznik nr 2 do WZ               

                                                           

Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych

przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO

 

 

 

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO¹⁾ wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

 

 

 

______________________________

 

¹⁾ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

 

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).