Hajnówka, 08.04.2022 r.

OA.272.25.2022

PP.042.2.2020                                                                                   

Zamawiający:

Powiat Hajnowski

ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka

Tel. 85 682 27 18, Fax 85 682 4220

e-mail: starostwo@powiat.hajnowka.pl

strona internetowa: https://samorzad.gov.pl/web/powiat-hajnowski

NIP 6030017563, REGON 050658580

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zakup i dostawa do siedziby Zamawiającego sprzętu w ramach projektu “Transgraniczne dziedzictwo Puszczy Białowieskiej ”

Powiat Hajnowski zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty/ofert na usługi/ę związane z realizacją projektu “Transgraniczne dziedzictwo Puszczy Białowieskiej ”, realizowanego przy pomocy finansowej Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Białoruś – Ukraina 2014–2020, zgodnie z Umową grantową nr: PLBU. 01.02.00-20-1002/19-00

1.Tryb zamówienia:

1.1.Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych w przedmiotowym zapytaniu ofertowym dla zamówienia, którego wartość szacunkowa jest mniejsza niż kwota z art.2 ust.1 pkt 1 przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129),  na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto dla Starostwa Powiatowego w Hajnówce stanowiącego załącznik do Zarządzenia Starosty Hajnowskiego z dnia 9 lutego 2021 r.

1.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

1.3 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

1.4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

2. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia

2.1. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Zakup i dostawa do siedziby Zamawiającego sprzętu w ramach projektu “Transgraniczne dziedzictwo Puszczy Białowieskiej ”

2.2. Opis przedmiotu zamówienia:

Zamówienie składa się z 2 części. Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w Załączniku nr 4 do zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych zgodnie z poniższym podziałem:

• Cześć I - Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa laptopa
• Część II - Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa projektora multimedialnego.

2.3.Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

Cześć I i II  - 30191000-4 (sprzęt biurowy oprócz mebli)

3. Warunki zamówienia:

3.1 Termin realizacji zamówienia :  

cześć I –  27 maj 2022 r.  

część II – 27 maj 2022 r.  

3.2.  Okres gwarancji: 24 miesiące

3.3  Warunki płatności: Płatność wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na: 

NABYWCA:  Powiat Hajnowski

1. Aleksego Zina 1,

                        17-200 Hajnówka

                        NIP: 6030017563

ODBIORCA  Starostwo Powiatowe w Hajnówce

                        Ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, NIP: 5431825742

Za datę realizacji płatności uważa się datę, w której Zamawiający wydał swojemu bankowi dyspozycję polecenia przelewu środków pieniężnych na konto Wykonawcy.

3.4. Inne wymagania: 

1. Zamawiający wymaga, aby dostarczony przedmiot zamówienia był kompletny, wolny od wad technicznych i funkcjonalny.
2. Parametry wskazane przez Zamawiającego przedstawiają warunki techniczne, eksploatacyjne, użytkowe, funkcjonalne oraz inne cechy istotne dla przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych w stosunku do opisanych i podanych w zapytaniu ofertowym parametrów technicznych, opisanych rozwiązań. oferta równoważna to taka, która przedstawia przedmiot zamówienia o właściwościach funkcjonalnych i jakościowych takich samych lub zbliżonych do tych, które zostały określone Załączniku nr 4 do zapytania ofertowego.
3. Warunki udziału w postępowaniu:

4.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki udziału:

1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania (punkt 11. Zapytania ofertowego).

5. Sposób komunikacji

5.1. Pracownikiem uprawnionym do kontaktów jest:

Barbara Budnik  tel. 85 682 30 46, e-mail: bbudnik@powiat.hajnowka.pl

5.2. Wykonawcy mogą do końca połowy upływu wyznaczonego terminu składania ofert, złożyć pytania do treści niniejszego zaproszenia na adres: bbudnik@powiat.hajnowka.pl, po tym terminie Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia wyjaśnień na postawione pytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie,  jednak nie później niż na 1 dzień przed upływem terminu składania ofert, które przekazuje wykonawcom.

6. Opis sposobu przygotowania oferty:

6.1. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

6.2 Zamawiający dopuszcza składanie ofert na poszczególne części zamówienia.  Na każdą z części zamówienia Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 

6.3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelną i trwałą techniką.

6.4. Oferta musi zawierać następujące informacje i dokumenty :

• Wypełniony „Formularz oferty” – według wzoru określonego w Załączniku nr 1,
• Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – według wzoru określonego w Załączniku nr 2,
• Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru określonego w Załączniku nr 3,
• pełnomocnictwo do podpisania oferty (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą wykonawcę lub przez notariusza) o ile prawo do ich podpisania nie wynika z innych dokumentów (Np. KRS, CEIDG),

6.5. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i przepisami prawa.

6.6. Niespełnienie wymagań postępowania oraz brak wymaganych dokumentów spowoduje      odrzucenie oferty.

7. Miejsce oraz termin składania ofert:

7.1. Oferty można  złożyć:

- w formie pisemnej umieszczając ją w zamkniętym opakowaniu, w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 lub przesłać pocztą  lub przesyłką kurierską na adres: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka, sekretariat pok. nr 19 w terminie  do dnia 19.04.2022 r.  do godz. 10:00.

Opakowanie powinno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy, zaadresowane następująco: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1 , 17-200 Hajnówka,  oferta na Zakup i dostawę do siedziby Zamawiającego sprzętu w ramach projektu “Transgraniczne dziedzictwo Puszczy Białowieskiej ”,

  - elektronicznie w postacie wiadomości e-mail, z ofertą wraz z załączonymi dokumentami określonymi w formularzu oferty, na adres promocja@powiat.hajnowka.pl, w terminie do dnia 19.04.2022 r.  do godz. 10:00 - w tytule wiadomości wpisując "Oferta na Zakup i dostawę do siedziby Zamawiającego sprzętu w ramach projektu “Transgraniczne dziedzictwo Puszczy Białowieskiej ”.

7.2.Oferty otrzymane po wyznaczonym terminie określonym w punkcie 7.1 nie będą podlegały badaniu i ocenie przez Zamawiającego.

7.3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

7.4. Wykonawca jest związany ofertą przez okres co najmniej 30 dni od daty otwarcia ofert.

8. Opis sposobu obliczenia ceny oraz sposobu oceny:

8.1. Cena oferty jest to łączna cena, zadana przez Wykonawcę obejmująca wszystkie koszty  związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

8.2. Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający przyjmuje, że cena oferty brutto podana cyfrowo przez Wykonawcę jest właściwa ceną oferty i ma pierwszeństwo nad ceną podaną słownie.

9. Opis sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty:

9.1. Kryteria wyboru i sposobu oceny ofert:

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty osobno w każdej części zamówienia.

Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty zamówienia w każdej z części, Zmawiający stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:

Cena brutto oferty [PLN] – 100 pkt.

Sposób obliczenia punktacji:

C = najniższa cena podana w ofertach nie podlegająca odrzuceniu / cena oferty badanej nie podlegającej odrzuceniu x 100.

C  -  ilość otrzymanych punktów.

Za ofertę najkorzystniejszą w każdej części zamówienia będzie uznana oferta, która otrzyma najwyższą punktację, maksymalnie 100 pkt. w każdej z części zamówienia.

9.2 Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień treści złożonych ofert. 

9.3. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która spełnia wszystkie postawione wymagania udziału w postępowaniu oraz uzyska najwyższą ilość punktów.

9.4. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający zawiera umowę z kolejnym Wykonawca, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

9.5. Zamawiający informację o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierającą nazwę, siedzibę i adres Wykonawcy oraz cenę i przyznaną punktacje, którego ofertę wybrano zamieści niezwłocznie na stronach: www.bip.powiat.hajnowka.pl.

9.6. Wykonawcy/a zostaną poinformowani o dokonanym wyborze telefonicznie, emailem lub pisemnie niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszych ofert/y.

9.7. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę w każdej z części zamówienia zobowiązany będzie do podpisania umowy w terminie 7 dni  od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

10. Warunki zmiany umowy

10.1. Treści/postanowienia zawartej umowy nie mogą być w istotny sposób zmienione w zakresie tych elementów oferty, na podstawie których Wykonawca został wybrany, zgodnie z warunkami określonymi w ust.1.2. pkt. 19) Załącznika 5a do Podręcznika Programu wraz z załącznikami (wersja V). Drugi nabór wniosków.

10.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany umowy zawartej z Wykonawcą wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia z następujących powodów, o ile nie przewidują one zmiany charakteru umowy:

1. a) w przypadku zaistnienia okoliczności niedających się przewidzieć w dniu podpisania umowy, a mających istotny wpływ na jej realizację, polegających między innymi na konieczności zmiany terminu realizacji umowy z przyczyn niezależnych od stron,
2. c) zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy poprzez jego wydłużenie lub skrócenie:

- w przypadku zmiany przepisów powodujących konieczność zastosowania innych rozwiązań niż zakładano w opisie przedmiotu zamówienia,

- w przypadku zmiany przepisów powodujących konieczność uzyskania dokumentów, których te przepisy wymagają,

- w przypadku wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie poza kontrolą strony, występujące po podpisaniu umowy, nieprzewidywalne, nadzwyczajne, niemożliwe do zapobieżenia, uniemożliwiające racjonalne wykonanie przez jedną ze Stron jej zobowiązań wynikających z umowy (takie zdarzenia obejmują w szczególności: wojny, zamieszki, ataki terrorystyczne, rewolucje, pożary, epidemie, embarga przewozowe, ogłoszone strajki generalne w odnośnych gałęziach przemysłu, klęski żywiołowe),

- w przypadku wystąpienia przestojów lub opóźnień wynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz mających bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy,

- na skutek uzgodnień pomiędzy Stronami dotyczących skrócenia terminu wykonania przedmiotu umowy,

- w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa lub wytycznych mających wpływ na realizację umowy,

- w przypadku odstąpienia od niezrealizowanej części umowy.

1. d) zmiana terminów realizacji umowy lub sposobu realizacji umowy lub terminów płatności w przypadku konieczności dostosowania harmonogramu realizacji umowy do harmonogramu realizacji projektu lub z uwagi na zmianę źródeł finansowania przedmiotowego zamówienia,
2. e) zmiana umowy z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy,
3. f) zaistnienia okoliczności związanych z epidemią COVID-19.
4. g) w przypadku, gdy wynikną rozbieżności, oczywiste omyłki pisarskie lub inne niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony.

10.3. Nie stanowi zmiany umowy:

1. a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy;
2. b) zmiana nazw stron lub ich formy prawnej (przy zachowaniu ciągłości prawnej) adresów, teleadresów, zmiana osób wskazanych do kontaktów między Stronami.
3. Wykluczenia:

W postępowaniu nie mogą brać udziału osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
5. KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Hajnówce reprezentowane przez Starostę Hajnowskiego z siedzibą przy ul. A. Zina 1,
   17-200 Hajnówka.
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę o kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres 17-200 Hajnówka ul. A. Zina 1, pocztą elektroniczną na adres mail: iod@powiat.hajnowka.pl  : 85 682 45 77.

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny.

1. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy przedłużony o okres archiwizacji określony dla danej sprawy.
3. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO

1. nie przysługuje Pani/Panu:
2. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
3. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
4. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz oferty

Załącznik nr 2 -  Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym 

Załącznik nr 3 -   Klauzula antykorupcyjna

Załącznik nr 4 -  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Starosta Hajnowski

Andrzej Skiepko