Znak: OA.272.98.2023

Hajnówka 12.12.2023 r.

Zapytanie ofertowe

Zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł netto, zapraszam do złożenia oferty na realizację zamówienia:

I. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia:

„Sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce”.

II. Warunki zamówienia:

1. Termin realizacji zamówienia: 01.01.2024 r. – 31.12.2024 r.
2. Rodzaj: usługa
3. Warunki płatności: Płatność wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na:  

NABYWCA:  Powiat Hajnowski

1. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka

NIP: 6030017563

ODBIORCA  Starostwo Powiatowe w Hajnówce

Ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, NIP: 5431825742

4. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest:

Budynek Starostwa Powiatowego w Hajnówce

• Prace wykonywane codziennie,
  • Zamiatanie bezpyłowe i sprzątanie na mokro podłóg twardych: 247 m², w tym parkiet 71 m², lastrico lub tartan 101 m² (korytarze i klatki schodowe wew.), linoleum 37 m², glazura 38 m²,
  • Odkurzanie powierzchni miękkich: 240,00 m²,
  • Wycieranie kurzu z powierzchni mebli, biurek, krzeseł, parapetów, telefonów, komputerów i urządzeń komputerowych,
  • Mycie i dezynfekcja toalet środkami zapachowo – dezynfekującymi, posiadającymi atest PZH, o przyjemnych zapachu: 4 toalety, a w tym 4 umywalek, 4 sedesy, 2 pisuary (urządzenia sanitarne, glazura, drzwi, armatura, lustra),
  • Uzupełnianie wkładów higienicznych (mydło w płynie do dozowników 4 szt., papier toaletowy 4 szt. dziennie, kostki sedesowe 4 szt. na okres do zużycia i dezodorantów zapachowych) – wliczone w cenę usługi,
  • Opróżnianie koszy i wymiana worków na śmieci – 36 szt., opróżnianie koszy
    w niszczarkach – 16 szt.,
  • Bieżące mycie powierzchni przeszklonych (drzwi), poręczy drewnianych, elementów niklowanych, chromowanych,
  • Bieżące utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych: 34 pomieszczeń,
  • Po zakończeniu sprzątania: sprawdza, czy zamknięte są okna w pokojach oraz czy są wyłączone urządzenia grzewcze, zamknięcie pokoi, klucze zawiesza się w skrzynce na klucze, zamyka skrzynkę, klucz przechowuje osoba sprzątająca, załącza sygnalizację alarmową na stan czuwania,.
• Prace wykonywane okresowo:
  • Mycie okien plastikowych uchylnych do wewnątrz szt. 51, w tym 4 łazienkowe,
    8 nietypowych, pozostałe 1,70x1,50 m, 3 razy w roku w terminach: kwiecień, lipiec, październik,
  • Sprzątanie archiwum i piwnicy (57,06 m²) w ostatni dzień tygodnia,
  • Mycie terakoty na schodach i korytarzach oraz w niektórych pokojach specjalistycznymi maszynami na ostatni dzień kwietnia, sierpień i grudzień.
  • pranie krzeseł tapicerowanych – raz w roku, ilość 98 szt.
  • pranie foteli – raz w roku, ilość 7 szt.
  • prania wykładziny dywanowej – raz w roku (parter 13 pomieszczeń 78 m², I piętro
    13 pomieszczeń 152 m²).
  • Codziennie w godzinach pracy Starostwa w godzinach 11⁰⁰-12⁰⁰, w okresie od 01.01.2024 r. – 31.03.2024 r., i od 01.11.2024 r. – 31.12.2024 r. wykonanie mycia na mokro klatki schodowej i korytarza na parterze.

2. Uwaga:

Usługi codziennego sprzątania będą obejmowały również sytuacje sprzątania pomieszczeń po wykonanych remontach oraz w przypadku wystąpienia awarii. Zamawiający nie obniży wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku tymczasowego wyłączenia ze sprzątania pomieszczeń w czasie remontu.

3. Przy wykonywaniu codziennych czynności sprzątających Wykonawca zapewnia własny:
   • Wykwalifikowany i odpowiedzialny personel sprzątający,
   • Sprzęt i środki chemiczne do utrzymania czystości w szczególności:
     • do mycia i pielęgnacji podłóg (dla wszystkich rodzajów występujących powierzchni podłóg w siedzibie Zamawiającego),
     • do mycia i pielęgnacji łazienek (terakota , glazura, toaleta, umywalka),
     • do mycia szyb i luster,
     • do czyszczenia i konserwacji mebli biurowych (nie pozostawiające smug i tłustej powłoki),
     • do usuwania ciężkich i tłustych zabrudzeń,
     • Na własny koszt dostarczy materiały i środki:
       • ręczniki papierowe – wysokiej jakości, celulozowe, białe wkłady papierowe składane jedno lub dwuwarstwowe, nie rozpadające się po kontakcie z wodą, wielkością dostosowany do zamontowanych pojemników,
       • papier toaletowy – wysokiej jakości, celulozowy, biały dwuwarstwowy, wielkością dostosowany do zamontowanych pojemników,
       • mydło w płynie – wysokiej jakości, łagodne dla rąk, hypoalergiczne, niewysuszające skóry;
       • środki zapachowe do toalet – wysokiej jakości odświeżacze w sprayu, a także kostki lub żele zapachowe do muszli ustępowej;
       • worki na śmieci – dostosowane do wielkości pojemników, koszy na odpady i niszczarek;
       • płyn (żel) do mycia toalet – wysokiej jakości zapewniający odpowiednią czystość i dezynfekcję;

4. Identyfikację personelu na obiekcie:
   • Zgłaszanie zmian personelu sprzątającego w formie elektronicznej na adres sszymaniuk@powiat.hajnowka.pl
   • wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług w/w z zachowaniem wymogów BHP i ppoż. oraz należytej dbałości o mienie w sprzątanym obiekcie,
   • zleceniodawca zapewnia pomieszczenie (miejsce) gospodarcze na sprzęt i chemię Wykonawcy.
   • Obowiązkowa wizja lokalna w budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce.

5. Czas sprzątania pomieszczeń:
   • Pomieszczenia w budynku Starostwa będą sprzątane w godzinach w dni
     robocze 15³⁰– 19⁰⁰;
   • Pomieszczenia w których załączony jest system alarmowy w godzinach pracy
     Starostwa 14⁰⁰– 15³⁰;

III. Kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag, oraz sposobu oceny:

1. Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT).
2. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.
3. Kryteria oceny ofert:

Przy wyborze oferty do realizacji zamówienia zamawiający będzie się kierował kryterium:

Najniższa cena – 100%

Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta z najniższą ceną zaoferowaną przez Wykonawcę i odpowiadająca warunkom zamówienia.

IV. W imieniu Zamawiającego postępowanie prowadzi:

Samuel Szymaniuk tel. 500 266 342 e-mail: sszymaniuk@powiat.hajnowka.pl

V. Tryb postępowania: zapytanie ofertowe

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Hajnówce ul. Aleksego Zina 1 lub przesłać pocztą za pomocą poczty elektronicznej na adres starostwo@powiat.hajnowka.pl w terminie do dnia 21 grudnia 2023 r. do godz. 12⁰⁰ opatrzone napisem: „Sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Starostwa Powiatowego”.
2. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy
   w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i przepisami prawa.
3. Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. Nie spełnienie wymagań postępowania oraz brak wymaganych dokumentów spowoduje odrzucenie oferty.
5. Oferta musi zawierać następujące informacje i dokumenty:
   • Wypełniony „Formularz oferty”
   • Parafowany wzór umowy
   • Dokument rejestrowy działalności gospodarczej Wykonawcy

6. Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze telefonicznie, emailem lub pisemnie w terminie 2 dni
7. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zobowiązany będzie do podpisania umowy w terminie 5 dnia od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.