Znak: OA.272.40.2021

PP.042.4.2021

 Hajnówka, 02.09.2021r.

 Zamawiający:  Powiat Hajnowski

ul. Aleksego Zina 1

17-200 Hajnówka

 tel. 85 682 51 99,

fax 85 682 27 18

www.powiat.hajnowka.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

 Opracowanie tekstów wraz z fotografiami do tablic informacyjnych w ramach projektu "Szlakiem bioróżnorodności regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi"

             Powiat Hajnowski zwraca sie z prośbą o przedstawienie oferty na usługę związaną z realizacją projektu "Szlakiem bioróżnorodności Regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi", dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej Działanie 8.6 Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego, Umowa nr UDA-RPPD.08.06.00-20-0453/20-00.

1.Tryb zamówienia:

1.1.Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych w przedmiotowym zapytaniu ofertowym dla zamówienia, którego wartość szacunkowa jest mniejsza niż kwota z art.2 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (DZ. U. z 2019 r., poz.2019 z późn. zm.).

1.2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w "Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 - 2020"  (21 grudnia 2020 r.).  

1.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

2. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia

2.1. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Opracowanie tekstów wraz z fotografiami do tablic informacyjnych w ramach projektu "Szlakiem bioróżnorodności regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi"

2.2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

1) Opracowanie projektów 5 tekstów na tablice informacyjne, każdy tekst ok. 2000 znaków w edytorze Microsoft Word, w języku polskim i przekazanie ich Zamawiającemu w formie elektronicznej. Tablice zostaną ustawione przy Szlaku bioróżnorodności regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi (mapka z lokalizacją tablic w załączniku nr 4) i dotyczą następującej tematyki:

tablica I - Natura 2000 Ostoja w Dolinie Górnej Narwi,  treść dotyczy m. in. rzeki Narew, siedliska przyrodniczego 3150 Starorzecza i naturalne eutroficzne zbiorniki wodne; tablica zostanie ustawiona na działce gminnej, przy miejscu postojowym w Gramotnem,  nr  działki 197/21, obręb ewid. - Rybaki, jedn. ewid.  Gmina Narew. 

tablica II - Siedliska przyrodnicze w Natura 2000 Ostoja w Dolinie Górnej Narwi, treść dotyczy siedlisk występujących w pobliżu tablicy m. in. siedlisk  2330 Wydmy śródlądowe z murawami napiaskowymi, 6120 Ciepłolubne śródlądowe murawy napiaskowe;  tablica zostanie ustawiona na działce gminnej,  nr  działki 1000/1, obręb ewid. - Rybaki, jedn. ewid.  Gmina Narew. 

tablica III - Natura 2000 Ostoja w Dolinie Górnej Narwi, treść dotyczy siedlisk występujących w pobliżu tablicy m. in. siedliska przyrodniczego 6410 Zmiennowilgotne łąki trzęślicowe;  tablica zostanie ustawiona na działce gminnej,  nr  działki 1525/1, obręb ewid. - Narew, jedn. ewid.  Gmina Narew. 

tablica IV - Ptaki Doliny Górnej Narwi; tablica zostanie ustawiona przy drodze powiatowej 1602B, w Kaczałach, nr  działki 104/6, obręb ewid. - Kaczały, jedn. ewid.  Gmina Narew.

tablica V - Natura 2000 Ostoja w Dolinie Górnej Narwi, treść dotyczy siedlisk występujących w pobliżu tablicy m. in. siedliska przyrodniczego 91D0 Bory i lasy bagienne;  tablica zostanie ustawiona przy drodze powiatowej,  nr  działki 201/1, obręb ewid. - Gorodczyno, jedn. ewid.  Gmina Narew. 

2) Przekazanie Zamawiającemu trzech różnych fotografii  ilustrujących treść zawartą w danym tekście (do każdego tekstu), o  rozdzielczości  minimum 150 dpi, (długość dłuższego boku w druku wyniesie ok. 40 cm, fotografie zostaną umieszczone na tablicy o wymiarach 100x120 cm).

3) Przygotowane teksty będą służyły turystom i mieszkańcom, powinny być zrozumiałe dla osób nie będących specjalistami w dziedzinie biologii, ekologii, itp. Treści powinny  wzbudzać zainteresowanie czytających.

4) Projekty tekstów będą przekazane Zamawiającemu. Zamawiający zastrzega prawo do wezwania Wykonawcy do korekty projektów tekstów zgodnie z sugestiami i uwagami Zamawiającego. Wykonawca dokona korekty w ciągu 2 dni od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego.

5) Fotografie zostaną użyte przez Zamawiającego jednokrotnie przy przygotowaniu tablic informacyjnych z uwzględnieniem ich autora na tablicy.

6) ) Zamawiający zastrzega prawo do wystąpienia do Wykonawcy o zmianę przekazanej/ych fotografii na inną/e.

7) W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z naruszenia praw przysługujących tej osobie w stosunku do fotografii, Wykonawca zobowiązany jest do ich zaspokojenia i zwolnienia Zamawiającego od obowiązku świadczeń z tego tytułu.

8) Autor fotografii wyrażą  zgodę na ujawnienie jego nazwiska jako autora fotografii.  

9) Autor oświadcza, że posiada pełne prawa  autorskie, osobiste i majątkowe do fotografii.

2.3.Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

79552000 - Usługi przetwarzania tekstu

22315000-1 - Fotografie

3. Warunki zamówienia:

3.1 Termin realizacji zamówienia: 7 dni od daty podpisania umowy.

3.2  Warunki płatności: Płatność wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na:  

NABYWCA:  Powiat Hajnowski

ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka

NIP: 6030017563

ODBIORCA  Starostwo Powiatowe w Hajnówce

Ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, NIP: 5431825742

Za datę realizacji płatności uważa się datę, w której Zamawiający wydał swojemu bankowi dyspozycję polecenia przelewu środków pieniężnych na konto Wykonawcy.

4. Warunki udziału w postępowaniu:

4.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki udziału:

1) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie,  

2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania (punkt 11. Zapytania ofertowego).

5. Sposób komunikacji

5.1. Pracownikiem uprawnionym do kontaktów jest: Walentyna Pietroczuk, tel. 500 266 346,

e-mail: promocja@powiat.hajnowka.pl

5.2. Wykonawcy mogą do końca połowy upływu wyznaczonego terminu składania ofert, złożyć pytania do treści niniejszego zaproszenia na adres: promocja@powiat.hajnowka.pl, po tym terminie Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia wyjaśnień na postawione pytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 1 dzień przed upływem terminu składania ofert, które przekazuje wykonawcom.

6. Opis sposobu przygotowania oferty:

6.1. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

6.2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelną i trwałą techniką.

6.4. Oferta musi zawierać następujące informacje i dokumenty :

• Wypełniony „Formularz oferty” – według wzoru określonego w Załączniku nr 1,
• Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – według wzoru określonego w Załączniku nr 2,
• Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru określonego w Załączniku nr 3,
• pełnomocnictwo do podpisania oferty (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą wykonawcę lub przez notariusza) o ile prawo do ich podpisania nie wynika z innych dokumentów (Np. KRS, CEIDG),

6.5. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i przepisami prawa.

6.6. Niespełnienie wymagań postępowania oraz brak wymaganych dokumentów spowoduje      odrzucenie oferty.

7. Miejsce oraz termin składania ofert:

7.1. Oferty można  złożyć:

- w formie pisemnej umieszczając ją w zamkniętym opakowaniu, w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 lub przesłać pocztą  lub przesyłką kurierską na adres: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka, sekretariat pok. nr 19 w terminie  do dnia 10.09.2021 r. do godz. 15.00

Opakowanie powinno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy, zaadresowane następująco:

Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1 , 17-200 Hajnówka,  oferta na:  "Opracowanie tekstów wraz z fotografiami do tablic informacyjnych w ramach projektu "Szlakiem bioróżnorodności regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi"

- elektronicznie w postacie wiadomości e-mail, z ofertą wraz z załączonymi dokumentami określonymi w formularzu oferty, na adres promocja@powiat.hajnowka.pl, w terminie do 10.09.2021 r.  do godz. 15.00 - w tytule wiadomości wpisując: Oferta na "Opracowanie tekstów wraz z fotografiami do tablic informacyjnych w ramach projektu "Szlakiem bioróżnorodności regionu Puszczy Białowieskiej i Doliny Narwi"

- za pośrednictwem bazy konkurencyjności.

7.2.Oferty otrzymane po wyznaczonym terminie określonym w punkcie 7.1 nie będą podlegały badaniu i ocenie przez Zamawiającego.

7.3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

7.4. Wykonawca jest związany ofertą przez okres co najmniej 30 dni od daty otwarcia ofert.

8. Opis sposobu obliczenia ceny oraz sposobu oceny:

8.1. Cena oferty jest to łączna cena, zadana przez Wykonawcę obejmująca wszystkie koszty  związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

8.2. Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.   

9. Opis sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty:

9.1. Kryteria wyboru i sposobu oceny ofert:

Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty zamówienia, Zmawiający stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:

Cena brutto oferty [PLN] – 100 pkt.

Sposób obliczenia punktacji:

C = najniższa cena podana w ofertach nie podlegająca odrzuceniu / cena oferty badanej nie podlegającej odrzuceniu x 100.

C - ilość otrzymanych punktów.

Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która otrzyma najwyższą punktację, maksymalnie 100 pkt.

9.2 Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień treści złożonych ofert. 

9.3. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która spełnia wszystkie postawione wymagania udziału w postępowaniu oraz uzyska najwyższą ilość punktów.

9.4. W przypadku zdobycia przez Oferentów takiej samej liczby punktów tzn. złożenia  ofert o takiej samej najniższej cenie, Zamawiający wzywa Oferentów do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą przedstawić ceny wyższej niż w złożonej poprzednio ofercie. W przypadku niezłożenia żadnej oferty dodatkowej albo złożenia ofert dodatkowych o takiej samej najniższej cenie, albo odrzucenia wszystkich ofert dodatkowych, Zamawiający kończy postępowanie bez wyboru żadnej z ofert w całości.

9.5. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający zawiera umowę z kolejnym Wykonawca, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

9.6. Zamawiający informację o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierającą nazwę, siedzibę i adres Wykonawcy oraz cenę i przyznaną punktacje, którego ofertę wybrano zamieści niezwłocznie na stronach: www.bip.powiat.hajnowka.pl, www.baza konkurencyjności.gov.pl  

9.7. Wykonawcy/a zostaną poinformowani o dokonanym wyborze telefonicznie, emailem lub pisemnie niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszych ofert/y.

9.8. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę  zobowiązany będzie do podpisania umowy w terminie 7 dni  od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

10. Warunki zmiany umowy

10.1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany umowy zawartej z Wykonawcą wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia z następujących powodów:

6. a) w przypadkach, o których mowa w pkt 6.5.2 ppkt 20 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 (wersja z dnia 21 grudnia 2020 r.),
7. b) w przypadku zaistnienia okoliczności niedających się przewidzieć w dniu podpisania umowy, a mających istotny wpływ na jej realizację, polegających między innymi na konieczności zmiany terminu realizacji umowy z przyczyn niezależnych od stron,
8. c) zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy poprzez jego wydłużenie lub skrócenie:

- w przypadku zmiany przepisów powodujących konieczność zastosowania innych rozwiązań niż zakładano w opisie przedmiotu zamówienia,

- w przypadku zmiany przepisów powodujących konieczność uzyskania dokumentów, których te przepisy wymagają,

- w przypadku wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie poza kontrolą strony, występujące po podpisaniu umowy, nieprzewidywalne, nadzwyczajne, niemożliwe do zapobieżenia, uniemożliwiające racjonalne wykonanie przez jedną ze Stron jej zobowiązań wynikających z umowy (takie zdarzenia obejmują w szczególności: wojny, zamieszki, ataki terrorystyczne, rewolucje, pożary, epidemie, embarga przewozowe, ogłoszone strajki generalne w odnośnych gałęziach przemysłu, klęski żywiołowe),

- w przypadku wystąpienia przestojów lub opóźnień wynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz mających bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy,

- na skutek uzgodnień pomiędzy Stronami dotyczących skrócenia terminu wykonania przedmiotu umowy,

- w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa lub wytycznych mających wpływ na realizację umowy,

- w przypadku odstąpienia od niezrealizowanej części umowy.

1. d) zmiana terminów realizacji umowy lub sposobu realizacji umowy lub terminów płatności w przypadku konieczności dostosowania harmonogramu realizacji umowy do harmonogramu realizacji projektu lub z uwagi na zmianę źródeł finansowania przedmiotowego zamówienia,
2. e) zmiana umowy z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy,
3. f) w przypadku, gdy wynikną rozbieżności, oczywiste omyłki pisarskie lub inne niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony.

10.2. Nie stanowi zmiany umowy:

1. a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy;
2. b) zmiana nazw stron lub ich formy prawnej (przy zachowaniu ciągłości prawnej) adresów, teleadresów, zmiana osób wskazanych do kontaktów między Stronami.
3. Wykluczenia:

W postępowaniu nie mogą brać udziału osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
5. KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Hajnówce reprezentowane przez Starostę Hajnowskiego z siedzibą przy ul. A. Zina 1,
   17-200 Hajnówka.
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę o kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres 17-200 Hajnówka ul. A. Zina 1, pocztą elektroniczną na adres mail: iod@powiat.hajnowka.pl  : 85 682 45 77.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny.
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy przedłużony o okres archiwizacji określony dla danej sprawy.
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. posiada Pani/Pan:
9. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
10. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
11. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
12. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO
13. nie przysługuje Pani/Panu:
14. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
15. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
16. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1  Formularz oferty
2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
3. Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
4. Załącznik nr 4 Mapa poglądowa